DEFINICIÓN
Partiendo de la definición de modelos Administrativos podemos decir que son esquemas que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos, enfocados a directivos, forma de trabajo, manejo de personal, horarios, manejo de personal, modelos de seguridad para el trabajador, prevención y manejo de accidentes, aseo y limpieza en las zonas de trabajo.
Se considera que la construcción de modelos administrativos es un medio que le permite al administrador resolver problemas en base al análisis y el estudio del problema, así como le permitirá conocer las alternativas del hecho, es una tarea de uso muy común, incluso la aplicamos sin darnos cuenta.
IMPORTANCIA
Representan una herramienta o una especie de tutor que las empresas implementan para su correcto funcionamiento; ya que existen varios modelos, aplicar el que mejor se adapte a sus necesidades planteadas y de esa manera facilitar el logro de los objetivos trazados por la misma.
CARACTERÍSTICAS:
- Son aplicados para producir un cambio.
- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
EL MODELO DE SISTEMAS EN ADMINISTRACIÓN (MODELO SISTEMICO).
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor (Teoría de sistemas). La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes.
Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:
El grado de interacción con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y cerrados.
Su composición material y objetiva: abstractos y concretos.
Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.
Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos.
Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.
En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su funcionamiento:
1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misión.
2. Procesamiento: es la transformación de los insumos.
3. Salidas o producto: es el resultado del proceso.
4. Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el
producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Un Organismo Social, también es un sistema compuesto a su vez, por otros subsistemas, Por ejemplo, una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc.
MODELO DE KATZ Y KAHN
Katz y Kahn desarrollaron un modelo de Administración más amplio y complejo mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de los organismos sociales. Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de los organismos sociales se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas. Según el modelo propuesto por ellos, el organismo social presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto:
a) El organismo social como sistema abierto.
1. Importación (entradas)
2. Transformación (procesamiento)
3. Exportación (salida)
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten
5. Entropía negativa
6. Información como insumo
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica
10. Límites o fronteras
b) Los organismos sociales como una clase de sistema social.- Los organismos sociales constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se considera una clase de sistema abierto
c) Características de primer orden
d) Cultura y clima organizacionales
e) Dinámica del sistema
f) Concepto de eficacia organizacional
g) El organismo social como un sistema de roles
TIPOS DE MODELOS ADMINISTRATIVOS
Estos son algunos de los Modelos Administrativos más conocidos
Modelo Autocrático
Modelo de Custodia
Modelo de Apoyo
Modelos Colegial
Modelo de Simulación
Modelo Centralizado
Modelo Descentralizado
Modelo Mixto
Modelo autocrático:
Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado.
En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber qué es lo mejor y está convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes.
Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas.
El modelo de custodia:
Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.
El modelo de apoyo:
Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llegó a la conclusión de que un organismo social es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo.
El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor del organismo social aquello de lo que son capaces.
El modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados como para administradores y goza aceptación generalizada.
EL MODELO COLEGIAL:
El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores.
Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en el organismo social. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores.
Modelo Administrativo Centralizado
Este modelo administrativo se parece a un centro de datos en el que todas las tareas de administración las realiza un único grupo de tecnologías de la información. Este modelo administrativo es habitual en pequeñas o medianas empresas, pero también puede utilizarse en organizaciones de mayor tamaño que tengan una conexión de ancho de banda alto a todas las oficinas regionales.
Modelo Administrativo Descentralizado
En un modelo administrativo descentralizado, el control completo de la administración del sistema de Exchange está distribuido entre las regiones o divisiones geográficas de la empresa.
En este tipo de modelo, cada región o división controla sus activos y desarrolla su propio sistema de administración.
Este tipo de organización suele tener al menos un grupo administrativo en cada división o grupo. Cada ubicación tiene su propio equipo de administradores de Exchange, que tienen control administrativo total sobre los objetos de su grupo administrativo.
Muchas empresas implementan un modelo descentralizado para que cada sucursal pueda funcionar de forma autónoma. Por ejemplo existen sucursales que disponen de un sistema de control de un grupo administrativo, un grupo de enrutamiento, directivas, servidores, árboles de carpetas públicas y otros objetos específicos de la sucursal.
En ciencias puras y, sobre todo, en ciencias aplicadas, se denomina modelo al resultado del proceso de generar una guía o representación abstracta, conceptual, grafica o visual, física, matemática, de fenómenos, sistemas o procesos a fin de analizar, describir, explicar o simular fenómenos o procesos. Se considera que la creación de un modelo es una parte esencial de toda actividad científica.
A pesar que hay poca teoría generalizada acerca del empleo de modelos, la que existe ofrece una colección creciente de métodos, técnicas y teorías acerca de diversos tipos de modelos. En la práctica, diferentes ramas o disciplinas científicas tienen sus propias ideas y normas acerca de tipos específicos de modelos.
Para hacer un modelo es necesario plantear una serie de hipótesis, de manera que lo que se quiere representar esté suficientemente plasmado en la idealización, aunque también se busca, normalmente, que sea lo bastante sencillo como para poder ser manipulado y estudiado.
Modelo Administrativo Mixto
Los grupos administrativos reflejan tanto la distribución funcional como la geográfica. Se crean grupos administrativos especializados para restringir la administración de determinadas funciones a usuarios específicos y se crean otros grupos para delegar la administración siguiendo criterios geográficos.
A continuación, figuran algunos grupos administrativos de ejemplo que podría crear para ilustrar este tipo de modelo:
Para limitar quién puede crear y mantener directivas, puede crear un grupo administrativo únicamente con el fin de administrar directivas (una tarea funcional).
Para administrar las carpetas públicas de una región específica, puede crear un grupo administrativo sólo con el fin de administrar las carpetas públicas de una región (un criterio geográfico).
El modelo administrativo mixto suele utilizarse en organizaciones grandes con muchas divisiones u oficinas en numerosas ubicaciones geográficas. El modelo mixto también puede aplicarse cuando una empresa adquiere otra empresa.
NUEVOS MODELOS ADMINISTRATIVOS
La evolución de la tecnología, la aparición de nuevos organismos sociales así como la necesidad que origina la aparición de organismos sociales terciarios (empresas on-line, empresas descentralizadas, empresas multi-objetivos, empresas globalizadas, etc.) ha originado la aparición de nuevos modelos administrativos basados muchos ellos en la conjunción de técnicas para optimizar el uso de los recursos y el uso de tecnología en las actividades orientadas en la búsqueda de los objetivos del organismo social.
MODELO BASADO EN REINGENIERÍA DE PROCESOS
Una herramienta para el mejoramiento de los procesos en una empresa es la Reingeniería de Procesos lo cual significa, empezar de nuevo. Significa abandonar procedimientos establecidos hace mucho tiempo y examinar otra vez desprevenidamente el trabajo que se requiere para crear el producto o servicio de una compañía y entregarle algo de valor al cliente.
Una definición más formal de reingeniería de procesos es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.
Los objetivos generales que persigue una reingeniería de procesos son:
Mayores beneficios económicos.
Mayor satisfacción del cliente.
Mayor satisfacción del personal: debido a una mejor definición de procesos.
Mayor conocimiento y control de procesos.
Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
MODELO BASADO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.
¿QUÉ ES LA GERENCIA DE PROYECTOS? (PROJECT MANAGEMENT)
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
La gerencia de proyectos provee un marco que permite cumplir con los objetivos de la organización usando un proceso estructurado y controlado. Esencialmente, comprende una serie de técnicas, herramientas y metodologías que permiten al gerente y su equipo llevar a cabo un proyecto que:
Satisfaga las necesidades del cliente
Se mantenga dentro de los límites presupuestarios.
Sea culminado a tiempo.
Traiga beneficios a la empresa.
El rol del gerente de proyectos es de gran responsabilidad, siendo el encargado de dirigir y supervisar el proyecto de principio a fin.
Algunas de sus principales funciones serán: definir el proyecto, planificar, obtener respaldo de la gerencia, ensamblar el capital humano, obtener los recursos, definir las operaciones, controlar el proyecto
Característica de un Proyecto:
Tener un principio y un fin.
Tener un calendario definido de ejecución.
Plantearse de una sola vez.
Necesitar la concurrencia de varias personas en función de unas necesidades específicas.
Contar con un conjunto limitado de recursos.
Reglas para la dirección de un proyecto
Establecer un Gran Designio.
Determinar Objetivos del proyecto.
Establecer los puntos de control, las actividades, la Relaciones y las estimaciones de tiempo.
Dibujar gráficamente el esquema del proyecto.
Dirigir a las personas individualmente y como equipo de proyecto.
Reforzar el sentido de responsabilidad y moral del grupo del proyecto.
Mantener informados a todos los elementos efectuados.
Vitalizar a los componentes del grupo mediante la construcción de un consenso.
Encausar el poder propio y el de los demás elementos del equipo.
Favorecer la asunción de riesgo y la creatividad.
SIX SIGMA - EL NUEVO PARADIGMA DE LAS ORGANIZACIONES
Popularizado por Motorola, como filosofía, método de administración y herramienta para mejorar el desempeño, aumentar la rentabilidad e incrementar la satisfacción del cliente; muchas organizaciones alrededor del mundo están dirigiendo su atención a Six Sigma.
Six Sigma nació como riguroso método orientado a la información, para resolver problemas y mejorar los procesos, que se concentra en lo que es más importante para los clientes, dando como resultado un mejor desempeño y mayor rentabilidad. En la década de 1980 para responder a la creciente cantidad de quejas de su fuerza de ventas a causa de los reclamos de garantía por productos defectuosos y la presión cada vez mayor que les imponía la competencia.
El objetivo principal de Six Sigma es lograr un desempeño perfecto, cero defectos, donde lo que se entiende por defecto es cualquier cosa que ocasione la insatisfacción del cliente. En consecuencia, muchas maneras tradicionales de medir el éxito simplemente no se aplican. Los clientes no juzgan el desempeño de una empresa basándose en un promedio, sino en cada transacción individual.
La metodología consiste en 5 fases:
Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, y su abreviatura más común es DMAMC.
Definir: Identificar, evaluar y seleccionar proyectos, preparar la misión, seleccionar y lanzar el equipo.
Medir: Consiste en la caracterización del proceso o procesos afectados, estudiando su funcionamiento/capacidad actual para satisfacer los requerimientos clave de los clientes de dicho proceso. En esta fase, se documentan los posibles modos de fallo y sus efectos al tiempo que se elaboran las primeras teorías sobre las causas de mal funcionamiento.
Analizar: Se realiza el plan de recogida de datos y a continuación se procede al análisis de los mismos con el ánimo de establecer y determinar las pocas causas vitales del fallo del proceso.
Mejorar: Es esta la fase en la que se determinan e implantan las soluciones para que el proceso alcance los resultados esperados.
Controlar: Consiste en diseñar y documentar los mecanismos necesarios para asegurar que lo conseguido se mantenga una vez que el equipo del proyecto Seis Sigma haya implantado los cambios.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MODELOS ADMINISTRATIVOS
Ventajas
Nos ayuda a entender mejor un sistema.
Presenta varios modelos para la selección del más adecuado.
Los gerentes pueden controlar el tiempo invertido por sus trabajadores.
Son aplicados para producir un cambio.
Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
Minimizan el costo para las actividades.
Maximizan el rendimiento total para la compañía.
Proporciona fundamentos para mejorar las técnicas laborales.
Propicia una mejor toma decisiones.
Se fomenta la mejor manera de realizar las actividades.
Ayuda a lograr los objetivos de la organización.
