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sábado, 28 de noviembre de 2009

Qué es la estructura organizacional de una empresa

La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización; es un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y plan de empresa.


Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la división, agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los empleados, y de cada uno entre sí.


Según DELGADO y VENTURA (2005) , la estructura organizativa de la empresa está formada por:


• El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran. • Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos. • Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos (cargos).


Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son : Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus respectivas áreas.


Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director o gerente general.


Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y ventas, departamento de recursos humanos y departamento de producción.


Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior).


La partes fundamentales de una organización según MINTZEBERG, H.,(1985), son :





• Núcleo de operaciones: conformado por los empleados operarios que realizan funciones básicas de compra, producción, ventas, entre otras; ejemplo: los operarios de una planta de producción, los vendedores de un almacén.



• El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y diseño del plan estratégico; ejemplo: los gerentes y empresarios.


• Linea media: profesionales responsables de las áreas funcionales, y departamentos, divisiones y procesos; ejemplo: los jefes de departamentos.


• Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control en la organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: jefes de control de calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área.


• Staff de apoyo: son unidades especializadas que se encargan de asesorar en temas específicos, asesor fiscal, de finanzas, o cualquier profesional que asesora al gerente en procesos y toma de decisiones.


Importancia de la estructura organizacional de la empresa


• Permite darle organización y control a la empresa. • Ayuda a establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de objetivos y metas. • Define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona. • Fija líneas de autoridad y subordinación de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.


CRISTIAN BELTRAN BARRERO
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Cápsula de Conocimiento: Convierte tu Idea de Negocio en Un Proyecto Viable

¿Tienes definido el concepto de empresa?



El concepto empresarial tiene que ver con la propuesta de valor que le harás al cliente. El concepto se refleja en la experiencia que éste vivirá al ponerse en contacto no sólo con tus productos o servicios sino también con tu empresa y tus colaboradores.


Hoy en día no se vende una cosa o cualquier servicio, se vende un concepto que produce una experiencia diferente, que produce satisfacción por lo adquirido.


Para llegar al concepto deberás tener en cuenta dos aspectos fundamentales: uno, quiénes crees que serán tus clientes, es decir, el segmento objetivo; y dos, qué necesidades o problemas estás resolviendo o qué deseos o intereses estás supliendo.


En el momento en que encuentres la conexión profunda entre esos clientes y aquello que los mueve a consumir o necesitar un producto o servicio, es allí cuando aparece el concepto de empresa.


Recomendación: una vía creativa para llegar al concepto de empresa es completando la siguiente afirmación:


“Yo quiero vender _________________________________________, pero lo que REALMENTE quiero vender es _______________________”.


Caso Dental VIP Service


Veamos un concepto de empresa:


Dental VIP Service vende una experiencia diferente, dirigida a pacientes en odontología especializada, de alta eficiencia y menor tiempo de duración, con el mejor servicio al cliente.


Sobre su empresa, Patricia Valenzuela nos contó cómo llegó al concepto de empresa.


Cuál es el segmento objetivo definido?


Usuario final:


Adultos jóvenes, o personas que se sientan jóvenes, entre 20 y 35 años, profesionales o ejecutivos de empresas, quienes cuidan y optimizan el tiempo, buscan lo mejor para ellas/ellos, les gusta la tecnología y espacios modernos que los haga sentir bien.


¿Qué problemas, necesidades o deseos resuelve o atiende?


En su interacción con sus pacientes y otros adultos jóvenes, Patricia descubre lo siguiente:


• El segmento descrito necesita una experiencia diferente.
• Existe, para ellos/ellas, un deseo de sentirse especial.
• Tienen la necesidad de tener confianza en que su tratamiento funcionará, no será doloroso porque están en manos de los mejores profesionales y de la mejor tecnología.
• Les gusta la tecnología y el ambiente de modernidad, recursos tecnológicos, wi-fi, e información por e-mail.
• Sienten la necesidad de sentirse bien con ellos mismos, desde la perspectiva estética.
• Tienen el problema de estar siempre corriendo y el tiempo no alcanza.
• Desean encontrarse en un ambiente que no sea de hospital.
• Desean que la cita no produzca aburrición.


Veamos cómo se refleja en la práctica el vender una experiencia diferente, con alta eficiencia y el mejor servicio al cliente.


En el nombre de la empresa:


Dental VIP Service. VIP significa Very Important People, es decir Personas Muy Importantes. El nombre indica que los clientes serán tratados de una forma muy especial.


o En la imagen visual de la empresa:


El símbolo y las letras son coherentes con el concepto: es moderno, refleja tecnología, además de ser fácil de leer y generar buena recordación.


o La alta eficiencia se ve reflejada en el servicio al cliente


“Nuestra filosofía de servicio personalizado se fundamenta en el fortalecimiento de la relación con el paciente, porque su satisfacción es nuestra mejor carta de presentación”, dice la empresaria.


o Una experiencia diferente se refleja en el ambiente que se ha creado


Se refleja un ambiente estéticamente acogedor e impecable, así como el paciente quiere quedar con su tratamiento. Igualmente, rodeado de tecnología. Es un lugar que se parece más a la sala de estar muy moderna que a un hospital, logrando un espacio de esparcimiento y no un ambiente de sala de espera que se relaciona con dolor


2. Aspectos del entorno


2.1 ¿Has mirado las políticas económicas y los tratados?


• Revisión de políticas económicas de Gobierno: ¿Cómo afectarían tu empresa o la de tus posibles clientes?
• Revisar oportunidades-amenazas frente a los tratados internacionales.


Fuentes de información: Buscar TLC



2.2 ¿Has mirado el mercado? Crecimiento, participación y competidores


2.2.1 Para saber si está creciendo


Para saber si el mercado está creciendo, una metodología muy sencilla para detectarlo es conociendo cómo se están comportando las ventas del sector durante los últimos 3 a 5 años, de acuerdo con la información disponible. La información sobre ventas de todas las empresas se obtiene a través del servicio de Bases de Datos de la Cámara de Comercio de Bogotá.


Fórmula para obtener el dato de crecimiento







domingo, 22 de noviembre de 2009

Planeación del Recurso Humano

CONOCE SOBRE LA PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO


La planeación del recurso humano es el proceso que permite programar y cuidar el recurso más valioso de la empresa el personal. El presente documento permite conceptuar temas como planeación del recurso humano, estructura organizacional y conocer cómo se desarrollan estos procesos en la empresas.


Qué es la planeación del recurso humano (PRH)


La PRH, es el proceso que permite ubicar a las personas con los conocimientos adecuados, en los cargos específicos a sus competencias, garantizando el desempeño eficiente y el logro de metas establecidas.


La PRH consiste en un sistema interrelacionado con las demás dependencias o áreas organizacionales (departamento de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que permite acoplar la oferta interna de personal (empleados con los que cuenta la empresa), la oferta externa (empleados por contratar), y las vacantes que requieren cubrirse a futuro .


El correcto proceso de PRH, resuelve los siguientes interrogantes :
• ¿Con cuantos empleados se cuenta en la empresa?
• ¿Cuál es la necesidad de personal futura?
• ¿Qué aptitudes, habilidades y competencias deberán tener?
• ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal?
• ¿Se requiere capacitar al personal o es preferible contratar personal capacitado?


Para qué planear el recurso humano de la empresa


El proceso de planeación del recurso humano se realiza para :


• Saber cuál es el recurso humano actual y disponer de este cuando se requiera.
• Optimizar la mano de obra de la empresa.
• Garantizar la cantidad de empleados, cualitativa y cuantitativamente.
• Determinar las necesidades de capacitación y promoción de personal.
Beneficios de la planeación del recurso humano


Algunos de los principales beneficios de la planeación del recurso humano son:


• Permite cubrir vacantes con mayor eficacia, recursos y tiempo.
• Permite planear el recurso humano de la empresa teniendo en cuenta el plan de empresa, lo que garantiza un personal acorde con las necesidades.
• Fomenta la disciplina y organización en la planeación y administración del recurso humano.
• Disminuye la contratación imprevista de empleados que no cumplan con las habilidades y competencias requeridas, disminuyendo las equivocaciones y costos en contrataciones inadecuadas.
Importancia de la planeación del recurso humano


La planeación del recurso humano es importante porque constituye un mapa a seguir, el cual guía a los empresarios en el proceso de planeación del personal que necesitará para el logro de los objetivos de su empresa.


La PRH, permite determinar con anterioridad como estarán organizadas las funciones y responsabilidades de los empleados de la empresa, si se requiere trabajadores de planta, por horas, trabajadores eventuales o contratar empleados independientes .


La PRH posibilita retener en calidad y cantidad el recurso humano valioso para la empresa, en calidad porque a través de este se determinan las habilidades, conocimientos, destrezas y aptitudes de los empleados que necesito (ver proceso de planeación estratégica del recurso humano, fase de previsión, formato descripción de perfil, página 12); y en cantidad porque me ayuda a planear cuantos empleados necesitaré en un futuro para cumplir con las metas de la empresa.


La PRH es importante permite prever los cambios internos y externos que afectan la empresa en relación con el recurso humano, entre ellos: los relacionados con despidos, renuncias, oferta y demanda externa de profesionales, competencia, apertura de nuevas líneas de producción, sucursales, adquisición de nueva maquinaria, uso de nuevas tecnologías, y procesos; los cuales exigen el desarrollo de nuevas tareas y la contratación de nuevo personal. Para ello, en la fase de previsión del proceso de planeación del recurso humano, se explica la importancia de tener en cuenta los objetivos, los cambios internos como por ejemplo los cambios del negocio en cuanto a nuevas líneas de productos y los cambios externos como las nuevas legislaciones o el hacerle frente a la competencia, como aspectos que determinan la necesidad de contratar nuevos empleados, necesidades de capacitación, traslados, entre otros aspectos, que requieren ser previstos con anterioridad.


La estructura organizacional de la empresa y su importante para la planeación del recuso humano


La estructura organizativa de la empresa debe ser la que mejor se ajuste a las necesidades, intereses y relaciones funcionales interna y externas; para diseñarla se debe analizar muy bien la empresa en relación con los tipos o modelos de estructura organizativas existentes.


Tener claro la estructura organizativa de la empresa es importante para la planeación del recurso humano porque me permite visualizar cómo se darán las relaciones de mando, jerarquía y comunicación, al igual que la distribución de responsabilidades y tareas, lo cual me ayuda a determinar qué personal necesito, tanto en calidad como en cantidad.


CRISTIAN BELTRAN BARRERO
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Plan de Organización y Gestión Tributaria 4ª Parte

Existen diferentes tipos de impuestos, que pueden variar según el tipo de actividad o forma jurídica, pero fundamentalmente podemos destacar:


Impuestos directos


  1. Impuesto de Renta: Es un tributo sobre la utilidad fiscal obtenido durante el año gravable, que ocasiona un incremento patrimonial, para quién lo recibe. Para las personas naturales existe una tabla que establece tarifas progresivas sobre la renta gravable, mientras que la tarifa para las persona jurídicas es única y esta fijada en el 35% de la renta gravable.

La sobretasa se liquida en la respectiva declaración de renta y complementarios y no será deducible y descontable en la determinación del impuesto sobre la renta.



Impuestos indirectos


  1. Impuesto al Valor Agregado IVA: El Impuesto al Valor Agregado IVA, es un tributo sobre el consumo de bienes y servicios gravados con este impuesto. El IVA grava únicamente el valor agregado en cada una de las etapas del ciclo económico, producción, importación y distribución del bien.


Dentro de este impuesto existen dos régimenes, el simplificado y el común:


  • Pertenecen al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, las personas naturales comerciantes y los artesanos que sean minoristas o detallistas, los agricultores y ganaderos que realicen operaciones gravadas, y quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con las condiciones previstas para ello.
  • Pertenecen al régimen común las personas naturales que vendan o presten servicios gravados y no cumplan cualquiera de los requisitos indicados para pertenecer al régimen simplificado.
  • Igualmente las personas naturales que celebren contratos de ventas de bienes o de prestación de servicios gravados, por cuantía individual o superior a $63.660.000; también pertenecen al régimen común las personas jurídicas, las sociedades de hecho, las empresas unipersonales, los consorcios y uniones temporales, cuando presten servicios gravados con IVA.


Otros impuestos


  1. Retención en la Fuente es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos, que consiste en la obligación de retener una cantidad determinada por la ley, en el mismo momento del origen del ingreso.
  2. Impuesto de Timbre es un tributo que recae sobre los documentos públicos o privados, incluidos, los títulos valores en los cuales se haga constar la existencia, modificación o extinción de obligaciones, solo grava las formas escritas y esta dirigido a gravar directamente al destinantario del impuesto, es decir a la persona que incurre en el acto o contrato.
  3. Impuesto de Industria y Comercio es el impuesto que se genera por el ejercicio o realización, directa o indirectamente de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un determinado municipio, y se causa así la persona posea o no un establecimiento de comercio. El recaudo de este tributo se destina a atender los servicios públicos domiciliarios y las necesidades de la comunidad que pertenece a dicho municipio o distrito.
  4. Impuesto de Remesas se causa por el giro o transferencias al exterior de rentas o ganancias ocacionales obtenidas en Colombia y los abonos en cuenta que impliquen transferencia de recursos al exterior, cualquiera que sea el beneficiario o destinatario.
  5. Impuesto Predial es el tributo que recae sobre los predios de tipo urbano y rural, con edificaciones o sin estas, ubicadas en el perímetro del distrito capital y de cada municipio.
  6. Impuesto Complementario de Aviso y Tableros es el impuesto que se paga por la instalación de avisos en el espacio público. Debe ser liquidado y pagado por los contribuyentes que instalen avisos en el espacio público, como complemento del Impuesto de Industria y Comercio.


Tipos de régimen de la seguridad social


En el sistema general de pensiones tenemos:


  • Régimen solidario, de prima media con prestación definida, cuya administración corre por cuenta del Instituto de los Seguros Sociales (ISS).
  • Régimen de ahorro individual con solidaridad, prestado por los fondos de prensiones privados que fueron creados para tal fin.
  • Régimen de transición.


En el sistema general de seguridad social en salud tenemos:


  • Régimen contributivo y subsidiado.


Aspectos que determinan el régimen de la seguridad social del emprendedor


Lo más habitual en un empresario es que se inscriba en el régimen de ahorro individual con solidaridad de la seguridad social, pero no siempre es así. Para llegar a determinar el tipo de cobertura social/régimen de la seguridad social de los socios, deberás tener claro los siguientes conceptos:


Sistema general de seguridad social en pensiones:


  1. Régimen solidario de prima media con prestación definida: Es aquel mediante el cual los aportes de los afiliados y sus rendimientos constituyen un fondo común de naturaleza pública, que garantiza a los beneficiarios la cancelación de la pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes, o que da derecho a una indemnización sustitutiva, previamente definida. Su administración está a cargo del Instituto de Seguros Sociales (ISS).
  2. A partir del 1 de abril de 1994 tienen acceso a este régimen los habitantes de Colombia puedan cumplir con los aportes señalados por el ISS, tanto para los trabajadores al servicio de un empleador, como para aquellos que laboran de manera independiente.
  3. Régimen de ahorro individual con solidaridad: A este régimen se puede afiliar cualquier colombiano en los diferentes fondos privados de pensiones que existen y que se encargan de recibir los ahorros de cada afiliado con el fin de obtener una mesada pensional a la edad que desee y por el valor que desee, simpre y cuando dicha mesada no sea inferior al salario mínimo legal mensual vigente.


Sistema general de seguridad social en salud


  1. Régimen contributivo: Es aquel que se financia mediante los aportes del empleador y las cotizaciones del trabajador, según las tarifas señaladas por la Entidad Promotora de Salud (EPS) a la cual se encuentren afiliados y según también la clasificación, que se haya hecho de la empresa, de acuerdo con el riesgo que presenten sus actividades.
  2. Régimen subsidiado: Es aquel que asegura el ingreso al Sistema General de la Seguridad Social en Salud a la población mas pobre y vulnerable y el cual esta financiado por los aportes fiscales de la Nación, de los Departamentos, Distritos y Municipios, por el Fondo de Solidaridad y Garantía, por los recursos de los afiliados en la medida de sus capacidades y por las contribuciones de las cajas de compensación familiar.
  3. No obstante cualquier duda que tengas en relación con las características de los distintos régimenes de la seguridad social, te sugerimos que te pongas en contacto con el Ministerio de la Protección Social, en donde muy seguramente obtendrás una información completa y variada sobre el tema.


El siguiente enlace te puede servirte de gran ayuda: www.minproteccionsocial.gov.co


Tipos de seguros
Al hablar de los seguros, es preciso distinguir dos grandes tipos:


Los seguros obligatorios son los exigidos por la Administración mediante ley para realizar una determinada actividad (instalaciones eléctricas, gas, ascensores, mantenimiento de extintores...).


Los seguros no obligatorios. Puede ser recomendable subscribir algún otro seguro, aunque no sea obligatorio.


  1. Seguros de responsabilidad civil, que son los que cubren los daños ocasionados a terceros.
  2. Seguros de contenido, que cubren los elementos que puedas tener dentro del local (muebles y enseres, computadores, etc.).
  3. Seguros de continente, que cubren el negocio propiamente dicho.
  4. Los seguros multirriesgo, que sirven para cubrir varios tipos de seguros en un solo modelo por la existencia de riesgos de distintas clases (pensados para las empresas y profesionales que tienen que contratar varios tipos de seguros).


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sábado, 21 de noviembre de 2009

Plan de Oragnización y Gestión tributaria 3ª Parte


Aspectos a tener en cuenta a la hora de averiguar qué permisos o licencias necesitas


Es posible que para desarrollar tu actividad necesites determinados permisos o licencias. A continuación te describimos los más habituales.


Si realizas tu actividad desde un local o establecimiento de comercio tienes que tener en cuenta los siguientes requisitos:



Según el decreto 232 de 1995 debes cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente del respectivo municipio. Las personas interesadas podrán solicitar la expedición del concepto de las mismas a la oficina de Planeación o quién haga las veces en la jurisdicción municipal o distrital respectiva.


También deberás cumplir con las condiciones sanitarias exigidas por la ley.


Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pagos de derechos de autor, se les exigirá los comprobantes expedidos por la autoridad legalemente reconocida, que para tal efecto es Sayco - Acinpro.


Solicitar el concepto de bomberos sobre seguridad de las instalaciones y si es del caso solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente (DAMA), o ante la Corporación Autónoma Regional (CAR).


Tener matrícula vigente de la Cámara de Comercio de tu ciudad y comunicar a la respectiva oficina de planeación la apertura del establecimiento.



Para saber si necesitas autorización, o qué tipo de autorización necesitas, puedes consultar a tu asesor en la entidad que corresponda a la actividad que vas a desarrollar.


Documentación oficial exigible a las empresas


Las empresas pueden estar obligadas a llevar determinados libros de comercio. A continuación, te describimos los más importantes.


Libro diario. Mediante este libro se satisface el registro cronológico y consecutivo de las operaciones de un ente económico, bien sea en forma individual o por resúmenes globales, para luego trasladar los móvimientos débitos o créditos de las cuentas, al libro mayor y balances


Libro mayor y balances. En este libro se registra mensualmente el resumen de todas las transacciones de la empresa por cada una de las cuentas, de acuerdo con su movimiento débito y crédito, para así obtener unos saldos finales.


Libro de inventarios y de balances. Este libro se utiliza para registrar el inventario general de la iniciación de una empresa, así como los balances generales de los ejercicios siguientes, en una forma discriminada, de tal manera que permita identificar la composición de cada uno de los saldos de las cuentas involucradas.


Otra documentación oficial. En función de la forma jurídica, puede ser exigible algún otro tipo de de documentos oficiales. Por ejemplo, el libro de juntas, el libro de registro de socios, etc.


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Planea la Prestación de Tus Servicios 3ª Parte

2.1.4 Recursos necesarios

Activos necesarios

Se refiere a los recursos físicos, técnicos y humanos para el buen desarrollo de los servicios.

Cada elemento debe ser descrito con detalle y conocer los precios y cantidades necesarias de cada uno.

- Locales, oficina, consultorio o bodega

- Maquinaria y herramientas

- Muebles y enseres

- Equipos de cómputo

- Licencias de funcionamiento y de software

- Otros recursos

Personal de base

En el caso del personal de base, se debe contemplar el tipo de contrato, su salario y si tendrán prestaciones o no.

Insumos

Los insumos son los materiales relacionados directamente con cada servicio.

Subcontratación

En algunos casos se podrán contratar labores aplicables a un proyecto o a una labor de un servicio específico, que serán las labores subcontratadas.

2.2 Activos necesarios

La inversión inicial corresponde a la compra de activos requeridos para el montaje de la empresa. En general, se trata de identificar los bienes (inmuebles o muebles) que necesita la empresa para desarrollar su actividad empresarial. Esta inversión se realiza al inicio del proyecto y será el punto de partida de este. Se debe contemplar:


- Terrenos - Construcciones, bodegas y locales - Vehículos de transporte y carga - Maquinaria y equipo de producción - Muebles y enseres - Legalización y licencias de funcionamiento - Computadores y otros equipos de oficina - Otras inversiones pre-operativas


Terrenos. Se establecen las necesidades de compra de terrenos. La unidad de medida varía de acuerdo con las necesidades del proyecto, puede ser metros cuadrados (m2) si se encuentra en zona urbana o hectáreas (ha) si se encuentra en zona rural.


Construcciones, bodegas y locales. Para las construcciones de estructuras especiales tales como bodegas, locales, depósitos, entre otros. Los costos generalmente se determinan en m2. Así que deberá definir el precio y cantidad en su unidad de medida, que en este caso serán metros cuadrados (m2).


Se deben registrar por separado los terrenos y las construcciones, ya que los terrenos no se deprecian y las construcciones sí se deprecian.


Vehículos de transporte y carga: si el proyecto contempla comprar vehículos para transporte de carga, de servicio de mensajería, entre otros, se diligencia:


- Tipo de vehículo con su descripción, como la cantidad de toneladas que puede o debe transportar, si es furgón, si es furgón refrigerado o qué tipo de carrocería requiere. - Precio unitario incluido IVA. - Cantidad de vehículos que necesita.


Maquinaria y equipo. Según las necesidades del proyecto, se relaciona cada una de las máquinas que necesita para elaborar el o los productos del Plan de Ventas, el precio de compra unitario incluido el IVA y la cantidad que necesita por cada tipo de máquina.



Muebles y enseres. Todos o la mayoría de los proyectos requieren un área administrativa y para dotarla se necesitan muebles, tales como: escritorios, sillas, archivadores, mesas de reunión, caja fuerte, teléfonos, entre otros. Es necesario definir el tipo de muebles especificando el material (madera, metal, etc.) y cualquier otro aspecto que considere importante; el precio de compra unitario incluido el IVA y la cantidad por cada tipo de mueble.


Legalización y licencias de funcionamiento. La ley colombiana exige licencias, registros sanitarios, registros ambientales, a las empresas de servicios de salud, suministros, transporte, entre otros.


Son expedidos por el INVIMA, el Ministerio de Salud y Ministerio del Medio ambiente, Ministerio de Transporte, respectivamente y tienen un costo, que el empresario debe investigar e incluir en su proyecto. De igual manera, a las empresas que manejan información sistematizada la ley exige comprar licencias de los Software (Excel, Word, Power Point, de contabilidad u otros especiales). Relacione el tipo de licencia, registro o software que necesita para su proyecto, el valor unitario incluido el IVA y la cantidad requerida.


Computadores y otros equipos de oficina. Los avances de la tecnología, la necesidad de tener información y sistemas de comunicación actualizada para el manejo empresarial hace de los computadores casi una exigencia. Si el proyecto contempla la compra de computadores, impresoras, fax, entre otros, es necesario detallar las especificaciones técnicas, el valor unitario incluido el IVA y la cantidad que necesita para su proyecto empresarial.



Otras inversiones pre-operativas: En ocasiones es necesario realizar otras actividades o compras no contempladas en los cuadros anteriores, como son adecuaciones locativas, investigaciones de desarrollo de productos, estudios de mercado, entre otros.


2.3 Personal de planta o de base


Cada tipo de servicio requiere un modelo de trabajo y organizar las funciones de la empresa en forma adecuada para que el servicio sea viable.


Por sencillo que parezca, cada tipo de servicio requiere desarrollar unas funciones básicas de una empresa.


¿Cuáles con esas funciones básicas?


1. Mercadeo: las funciones de mercadeo, son las que dan sentido a la empresa, pues si no se vende no hay empresa. Aunque no se identifique claramente el tiempo dedicado a las labores de mercadeo, es indispensable establecer las acciones necesarias para garantizar la venta permanente de los servicios, entendiendo las necesidades de los clientes, su capacidad de compra, y su capacidad de recompra. Así también la función de mercadeo, será la encargada de identificar y transmitir nuevas ideas, para reinventar el producto constantemente, innovándolo y haciéndolo mejorar, para fidelizar sus clientes.


2. Prestación del servicio: es la función en si de ejecutar las acciones para la prestación del servicio, esta se refieren a la interacción entre el proveedor del servicio y el cliente, en los diversos tipos de servicios ya mencionados.


3. Administrativas y financieras: son las funciones requeridas para organizarse como empresa, mantener sus cuentas en orden, su facturación, sus pagos de impuestos, contabilidad, y en casos más específicos habrá funciones de secretaría, incluso dentro de estas funciones se pueden encontrar las funciones de mantenimiento de las instalaciones, aseo y cafetería.


La nómina corresponde al pago de los sueldos de las personas que van a trabajar en la empresa. Desde el gerente o propietario, que debe definir un sueldo para sí mismo, así como de las personas que colaboran en las diferentes funciones administrativas, operativas y de mercadeo.


A veces cuando se inicia la empresa, es difícil establecer las funciones de cada persona, sin embargo esto es vital para el buen funcionamiento de la empresa.


Se debe seleccionar las personas que realmente sepan hacer el oficio, de lo contrario puede generar muchas pérdidas a la empresa, una mala imagen y en ocasiones perder sus inversiones.


El tema de contratación de personal es muy importante, y en la medida de lo posible, debe buscar asesoría legal, un abogado laboralista o un profesional de recursos humanos que conozca bien del tema, con el fin de no incurrir en errores que generalmente se cometen por desconocimiento de la ley y que pueden resultar muy costosos para el desarrollo del proyecto.


2.4 Insumos y subcontratación


El empresario debe tener en cuenta que para prestar algunos servicios requieren insumos de corta duración que tiene que adquirir para prestar adecuadamente el servicio, así como contratar actividades específicas con terceros.


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domingo, 15 de noviembre de 2009

Plan de Organización y Gestión Tributaria 2ª Parte

Escoger una forma jurídica para tu proyecto empresarial es como hacerte un “traje a la medida”: a partir de las posibilidades que te ofrece el marco jurídico, has de ser capaz de encontrar la estructura que mejor se adapte a las necesidades y características de tu empresa, en función de la actividad que piensas desarrollar y de tus objetivos y los de tus socios.


Por tanto, si concebimos la forma jurídica de nuestro proyecto empresarial como un “traje a la medida”, será necesario, antes de realizar esta elección, “tomar medidas".


A continuación, te sugerimos una serie de criterios a tener en cuenta a la hora de realizar tu elección:


Tipo de actividad . Tanto la actividad a ejercer como el sector pueden obligar a adoptar determinadas normas jurídicas. Por ejemplo, sectores como seguros, agencias de valores, agencias de viajes y otros exigen constituir un tipo societario concreto.


Limitación de la responsabilidad de los socios por las deudas sociales: Algunas formas jurídicas (las mercantiles o de capital) limitan la responsabilidad de sus socios al capital aportado a la sociedad. Dependiendo del grado de responsabilidad que el emprendedor esté dispuesto a asumir en el proyecto y del riesgo que del mismo se pueda derivar, le podrán interesar fórmulas jurídicas que le permitan limitar su responsabilidad al capital aportado o que se ha comprometido a aportar. Por ejemplo, en una sociedad capitalista (sociedad anónima, limitada, etc.), el socio responde con el capital aportado; en cambio, en una sociedad personalista (sociedad colectiva), responde con su respectivo patrimonio.


Número de socios. El número de emprendedores(as) que pretendan iniciar la nueva empresa puede condicionar la elección: en algunas formas jurídicas, existe la obligación legal de que haya un número mínimo de socios. Por ejemplo, para una sociedad limitada es necesario mínimo 2 socios y máximo 25, pero para una empresa asociativa de trabajo son necesarios 3 socios.


Aspectos tributarios. La carga tributaria que la utilidad de tu empresa tendrá que soportar es otro criterio que debe guiar la elección. El impuesto que grava la utilidad fiscal y el tipo impositivo aplicable varían según el tipo de sociedad seleccionada. Por ejemplo, los empresarios individuales o personas naturales tributan por el impuesto de renta para el cual existe una tabla que establece tarifas progresivas sobre la venta gravable, mientras que la tarifa para las personas jurídicas es única y esta fijada en el 35% de la renta gravable.


Trámites administrativos y obligaciones contables. Debe valorarse el costo que representa la trasmisión de las obligaciones administrativas, contables, fiscales y legales de la forma jurídica seleccionada, porque si no tienes tiempo o careces de los conocimientos necesarios para hacerlo por ti mismo, deberás acudir a los servicios de tramitología.


Relaciones que mantienen los socios entre sí. Dependiendo de la forma jurídica seleccionada, cabe la posibilidad de restringir la entrada de nuevos socios, o de valorar simplemente la aportación económica que estos realizan (socios capitalistas). Por ejemplo, en una sociedad limitada existe un derecho de adquisición preferente para los socios, salvo que los socios voluntariamente hayan pactado algo distinto al respecto. En efecto si un socio vende sus cuotas, primero está obligado a ofrecércelas a los otros socios de la sociedad limitada; en cambio en una sociedad anónima la venta es libre, aunque los socios pueden establecer el derecho de preferencia, si a bien lo tienen.


Ayuda/subvenciones/financiación. Algunas formas jurídicas permite un mayor acceso a ayudas y sobvenciones específicamente concebidad para ellas, es por ejemplo el caso de las asociaciones, corporaciones o entidades del sector solidario, las cuales se encuentran beneficiadas con un régimen tributario especial.


¿A qué sistema de protección social debo acogerme?


Las personas naturales suelen acogerse al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad de la Seguridad Social.En el plan de empresa escribió lo siguiente:Al ser persona natural, me acogeré en el Régimen de Ahorro Individual con Soldaridad de la Seguridad Social, con un costo mensual de X$ que representa X$ anuales.


¿De dónde obtengo los datos relativos a las obligaciones tributarias de la empresa?


Este es un tema que suele dejarse en manos de asesores, pero nunca está de más conocer de primera mano las obligaciones tributarias, aunque sólo sea para entender de qué te habla el asesor(a) y saber si te hará los trámites correctamente. Ana consiguió la información de la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) www.dian.gov.co


Las obligaciones tributarias a las que estará sujeta la empresa cuando comience su actividad serán


Inscripción en el RUT: El RUT es el Régimen Único Tributario, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y se constituye en el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los siguientes sujetos:

• Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
• Los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado.
• Los agentes retenedores.
• Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
• Los demás sujetos de obligaciones suministradas por la DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.


Impuesto de Renta: Es un tributo sobre la utilidad fiscal obtenido durante el año gravable, que ocasiona un incremento patrimonial para quién lo recibe. Para las personas naturales existe una tabla que establece las tarifas progresivas sobre la renta gravable, mientras que la tarifa de las personas jurídicas es única y esta fijada en el 35% de la renta gravable.


IVA: El impuesto sobre el valor agregado, conocido como IVA, es un tributo sobre el consumo de bienes y servicios gravados con este impuesto. El IVA grava únicamente el valor agregado en cada una de las etapas del ciclo económico, producción, importación y distribución del bien; dentro de este impuesto estan comprendidos dos régimenes el simplificado y el común.


Impuesto de Industria y Comercio: Es el impuesto que se genera por el ejercicio o realización directa de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un determinado municipio, y se causa asi la persona posea o no establecimiento de comercio. Lo que se recauda por este tributo se destina a atender los servicios públicos y las necesidades de la comunidad que pertenece a respectivo municipio o distrito.


CRISTIAN BELTRÁN BARRERO
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Planea la Prestación de tus servicios 2ª Parte

2 Definición del proceso de prestación de los servicios a partir de los factores claves de éxito



Definir los procesos para la prestación de los servicios, no sólo garantiza una buena gestión y desarrollo de la empresa, sino también un mayor número de clientes satisfechos, un buen análisis de costos, así como un mejor control de calidad.



Los procesos básicamente responden a la secuencia de actividades que debe desarrollar el empresario para prestar el servicio de forma adecuada y óptima, y por el otro lado la identificación de los factores claves le permiten entender en cuáles actividades debe planear todos los aspectos para el servicio satisfaga completamente a sus clientes. Los factores claves de éxito en la prestación de un servicio son los que le agregan valor y garantizan su diferenciación para ser exitosos en el mercado. Dadas las características de los servicios, el empresario debe establecer la secuencia de actividades necesarias, para la prestación del servicio, para esto se ha dividido el proceso en 3 etapas: 1. Etapa de preparación 2. Etapa de prestación del servicio 3. Etapa de verificación de satisfacción del cliente




Para definir los servicios de forma más adecuada el empresario puede desarrollar una ficha de trabajo que resuma todos los aspectos relacionados con cada servicio que ofrece en su empresa, y luego, teniendo como base estas etapas, puede establecer y organizar la información pertinente. Esta información le ayudará a unificar los diferentes procesos de los servicios prestados y optimizar el uso de los recursos.




En esta descripción también se puede tener información complementaria para normalizar el proceso en la empresa, se pueden incluir aspectos que describan y suministren información clave para el que va a prestar el servicio, y además lo oriente en los diferentes momentos del proceso. 2.1 Modelo para la descripción de los procesos



2.1.1 Ficha del servicio

En la ficha del servicio, el empresario, podrá registrar los recursos necesarios para la prestación adecuada del servicio de forma muy específica. Podrá establecer la necesidad de recursos físicos, humanos y tecnológicos. Esta información le permite más adelante establecer la incidencia de estos elementos en el costo de sus servicios, y calcular los costos directos, que junto con otros conceptos, como gastos y margen de contribución le ayudarán a definir el precio final de sus servicios.



2.1.2 Definición de los factores claves de éxito

Dependiendo del servicio, cada uno debe prestar especial atención a ciertos factores de éxito Aunque todos son importantes, el empresario debe identificar cuáles son los claves para su negocio. Aquellos factores que le ayudarán a diferenciarse de la competencia, pero más que nada la permitirán focalizarse y focalizar a sus grupos de trabajo en lo que realmente es importante para sus clientes. Los factores claves establecen el orden de las prioridades, y le permiten definir los procesos, como mantenimiento de las instalaciones, horario de atención, imagen de la empresa, óptima prestación del servicio, comercialización que garantiza un buen flujo de clientes, buen manejo del flujo de caja, equipo humano dispuesto a prestar un buen servicio, administración responsable, entre otros.



2.1.3 Descripción del proceso


Etapa de preparación: Todos los servicios requieren esta etapa. Es importante definir qué aspectos se deben preparar para garantizar la prestación adecuada del servicio. En esta etapa de preparación se deben considerar además de los factores claves de éxito, la preparación de los insumos que se requieren, la maquinaria y herramientas necesarias para la adecuada prestación del servicio Al describir esta etapa, deberá tener en cuenta lo que ha desarrollado en la planeación de su proyecto, donde definió el lugar donde se desarrolla el servicio, los elementos de trabajo, maquinaria y herramientas, insumos, papelería, entre otros, para cada uno de los servicios de su empresa.


Entonces esta etapa responde a actividades de verificación de que todo lo planeado está completo y en orden. Estas actividades se realizan de manera rutinaria, prácticamente antes de iniciar el momento de prestación del servicio. Otras actividades que incluye esta etapa, pueden ser: - Actividades de recolección de información preliminar del cliente: definición del perfil y de las necesidades del cliente. - Actividades de verificación de pagos, o entrega de documentación donde se verifique que el servicio a prestar está cubierto económicamente. - Actividades de orientación al cliente para el acceso adecuado a los servicios.


Etapa de prestación del servicio: En esta etapa se describen todas las operaciones necesarias, la secuencia y duración de cada una, así como los recursos necesarios. Esto le permitirá al empresario: - Estandarizar la prestación de los servicios o definir las diferentes alternativas o modalidades del servicio - Capacitar al personal de base, sobre los procedimientos para garantizar un servicio de calidad - Conocer la secuencia de operaciones, y la duración de cada una, para identificar claramente el tiempo de duración de cada servicio. - Costear de manera más exacta cada servicio y sus modalidades - Ofrecer con mayor claridad los servicios a sus clientes, lo cual también lo puede plasmar en su portafolio de servicios. - Definir necesidades de personal para las temporadas de mayor demanda Por lo anterior la definición de los procesos de prestación de servicio representa la organización y dinámica de la empresa.


Etapa de verificación de la satisfacción del cliente: Como su nombre lo indica se trata de establecer el nivel de satisfacción de los clientes con relación al servicio prestado. Esto le permitirá al empresario: - Entender mejor las necesidades de sus clientes - Establecer políticas para el manejo de situaciones especiales, para mejorar la respuesta al cliente en los momentos de verdad. - Verificar las acciones y el trabajo desarrollado por sus colaboradores, con el fin de estimular el trabajo bien realizado o tomar los correctivos necesarios, cuando el trabajo no se realiza bien. - Diseñar y desarrollar nuevos servicios.



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viernes, 13 de noviembre de 2009

Planea la Prestación de tus Servicios 1ª Parte

1 ¿Qué es un servicio?


Un servicio es la satisfacción de las necesidades de un cliente, a través de actividades desarrolladas de forma personal o por una máquina, con el mismo cliente o sobre un bien de él.


Un servicio busca principalmente satisfacer las necesidades de un cliente, por tanto, si no existe una demanda considerable de este servicio, no se debe hacer un esfuerzo para desarrollar un proyecto en torno a él.


La fuente del servicio o quien desarrolla la actividad puede ser una persona (generalmente experta o que conoce un oficio muy bien) o una máquina (diseñada y programada para desarrollar el servicio).


El receptor del servicio puede ser de forma directa el mismo cliente o un objeto suministrado por él.


1.1 Características de los servicios


Son intangibles, no se conoce su calidad y resultado hasta que se recibe.
Simultaneidad: se consumen en el mismo momento en que se producen.
Son personales, lo que genera que ningún servicio prestado es exactamente igual, depende de su emisor como de su receptor, y de las necesidades de cada uno.
No trasfieren propiedad, un servicio prestado no permite ser trasferido a un tercero.
Son perecederos, pierden su valor en el momento de prestarlos o si no fueron prestados en un momento determinado.


1.2 Tipos de servicios


Primero identificaremos qué tipos de servicios hay. Para definir los tipos de servicios tendremos en cuenta las fuentes de prestación de servicios, los medios y los receptores.



Tipo de servicios

FUENTE DEL SERVICIO

MEDIOS

RECEPTORES

EJEMPLOS

Persona - cliente: donde no se requiere ningún tipo de elemento para la prestación del servicio, bastan los conocimientos que tiene la persona que presta el servicio. Estos servicios no requieren espacio físico, en general, el servicio se puede prestar en las instalaciones del cliente.


Prestador del servicio

El cliente

Servicios de asesoría, clases a domicilio, cuidado de enfermos, mantenimiento de instalaciones, entre otros.

Persona – local - máquina- cliente: el cliente recibe el servicio directamente y el prestador del servicio suministra un espacio adecuado, equipos especializados, las herramientas de trabajo, y algunos insumos, para poderlo atender.

Prestador del servicio

Consultorio-local- entre otros.

El cliente

Servicios médicos, servicios odontológicos

servicios de estética

Prestador del servicio

Vehículos

El cliente

Traslado de pasajeros

Persona – local - objeto del cliente: el cliente suministra un objeto el cual será sujeto de prestación del servicio, y el prestador del servicio suministra un espacio adecuado, las herramientas de trabajo y algunos insumos para poderlo atender.

Prestador del servicio

Local- bodega

Un bien de un cliente

Reparación de un vehículo,

Prestador del servicio

Local

Un bien de un cliente

Confección de un vestido sobre medidas

Persona - máquina- a objeto del cliente: En este caso, existe un medio de prestación del servicio, un espacio, un local, una oficina, un consultorio, una máquina, un vehículo, computadores, entre otros, que limitan la capacidad de prestación del servicio. Este medio lo debe organizar y mantener el prestador del servicio.

Prestador del servicio

Máquina

Un bien de un cliente

Lavado de autos

Prestador del servicio

Computadores

El cliente entrega información de lo que desea

Diseño arquitectónico, contabilidad de una empresa

Prestador del servicio

Vehículos

Paquete

Traslado de paquetes o correspondencia

Máquina a cliente: se han previsto máquinas que hacen las veces de prestador de servicios y que facilitan la atención del prestador de servicios, sin que éste se encuentre presente.

Máquina

programas

El cliente

Cajero electrónico, centros de diversión de maquinitas.







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