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sábado, 21 de noviembre de 2009

Plan de Oragnización y Gestión tributaria 3ª Parte


Aspectos a tener en cuenta a la hora de averiguar qué permisos o licencias necesitas


Es posible que para desarrollar tu actividad necesites determinados permisos o licencias. A continuación te describimos los más habituales.


Si realizas tu actividad desde un local o establecimiento de comercio tienes que tener en cuenta los siguientes requisitos:



Según el decreto 232 de 1995 debes cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente del respectivo municipio. Las personas interesadas podrán solicitar la expedición del concepto de las mismas a la oficina de Planeación o quién haga las veces en la jurisdicción municipal o distrital respectiva.


También deberás cumplir con las condiciones sanitarias exigidas por la ley.


Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pagos de derechos de autor, se les exigirá los comprobantes expedidos por la autoridad legalemente reconocida, que para tal efecto es Sayco - Acinpro.


Solicitar el concepto de bomberos sobre seguridad de las instalaciones y si es del caso solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente (DAMA), o ante la Corporación Autónoma Regional (CAR).


Tener matrícula vigente de la Cámara de Comercio de tu ciudad y comunicar a la respectiva oficina de planeación la apertura del establecimiento.



Para saber si necesitas autorización, o qué tipo de autorización necesitas, puedes consultar a tu asesor en la entidad que corresponda a la actividad que vas a desarrollar.


Documentación oficial exigible a las empresas


Las empresas pueden estar obligadas a llevar determinados libros de comercio. A continuación, te describimos los más importantes.


Libro diario. Mediante este libro se satisface el registro cronológico y consecutivo de las operaciones de un ente económico, bien sea en forma individual o por resúmenes globales, para luego trasladar los móvimientos débitos o créditos de las cuentas, al libro mayor y balances


Libro mayor y balances. En este libro se registra mensualmente el resumen de todas las transacciones de la empresa por cada una de las cuentas, de acuerdo con su movimiento débito y crédito, para así obtener unos saldos finales.


Libro de inventarios y de balances. Este libro se utiliza para registrar el inventario general de la iniciación de una empresa, así como los balances generales de los ejercicios siguientes, en una forma discriminada, de tal manera que permita identificar la composición de cada uno de los saldos de las cuentas involucradas.


Otra documentación oficial. En función de la forma jurídica, puede ser exigible algún otro tipo de de documentos oficiales. Por ejemplo, el libro de juntas, el libro de registro de socios, etc.


CRISTIAN BELTRÁN BARRERO
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Planea la Prestación de Tus Servicios 3ª Parte

2.1.4 Recursos necesarios

Activos necesarios

Se refiere a los recursos físicos, técnicos y humanos para el buen desarrollo de los servicios.

Cada elemento debe ser descrito con detalle y conocer los precios y cantidades necesarias de cada uno.

- Locales, oficina, consultorio o bodega

- Maquinaria y herramientas

- Muebles y enseres

- Equipos de cómputo

- Licencias de funcionamiento y de software

- Otros recursos

Personal de base

En el caso del personal de base, se debe contemplar el tipo de contrato, su salario y si tendrán prestaciones o no.

Insumos

Los insumos son los materiales relacionados directamente con cada servicio.

Subcontratación

En algunos casos se podrán contratar labores aplicables a un proyecto o a una labor de un servicio específico, que serán las labores subcontratadas.

2.2 Activos necesarios

La inversión inicial corresponde a la compra de activos requeridos para el montaje de la empresa. En general, se trata de identificar los bienes (inmuebles o muebles) que necesita la empresa para desarrollar su actividad empresarial. Esta inversión se realiza al inicio del proyecto y será el punto de partida de este. Se debe contemplar:


- Terrenos - Construcciones, bodegas y locales - Vehículos de transporte y carga - Maquinaria y equipo de producción - Muebles y enseres - Legalización y licencias de funcionamiento - Computadores y otros equipos de oficina - Otras inversiones pre-operativas


Terrenos. Se establecen las necesidades de compra de terrenos. La unidad de medida varía de acuerdo con las necesidades del proyecto, puede ser metros cuadrados (m2) si se encuentra en zona urbana o hectáreas (ha) si se encuentra en zona rural.


Construcciones, bodegas y locales. Para las construcciones de estructuras especiales tales como bodegas, locales, depósitos, entre otros. Los costos generalmente se determinan en m2. Así que deberá definir el precio y cantidad en su unidad de medida, que en este caso serán metros cuadrados (m2).


Se deben registrar por separado los terrenos y las construcciones, ya que los terrenos no se deprecian y las construcciones sí se deprecian.


Vehículos de transporte y carga: si el proyecto contempla comprar vehículos para transporte de carga, de servicio de mensajería, entre otros, se diligencia:


- Tipo de vehículo con su descripción, como la cantidad de toneladas que puede o debe transportar, si es furgón, si es furgón refrigerado o qué tipo de carrocería requiere. - Precio unitario incluido IVA. - Cantidad de vehículos que necesita.


Maquinaria y equipo. Según las necesidades del proyecto, se relaciona cada una de las máquinas que necesita para elaborar el o los productos del Plan de Ventas, el precio de compra unitario incluido el IVA y la cantidad que necesita por cada tipo de máquina.



Muebles y enseres. Todos o la mayoría de los proyectos requieren un área administrativa y para dotarla se necesitan muebles, tales como: escritorios, sillas, archivadores, mesas de reunión, caja fuerte, teléfonos, entre otros. Es necesario definir el tipo de muebles especificando el material (madera, metal, etc.) y cualquier otro aspecto que considere importante; el precio de compra unitario incluido el IVA y la cantidad por cada tipo de mueble.


Legalización y licencias de funcionamiento. La ley colombiana exige licencias, registros sanitarios, registros ambientales, a las empresas de servicios de salud, suministros, transporte, entre otros.


Son expedidos por el INVIMA, el Ministerio de Salud y Ministerio del Medio ambiente, Ministerio de Transporte, respectivamente y tienen un costo, que el empresario debe investigar e incluir en su proyecto. De igual manera, a las empresas que manejan información sistematizada la ley exige comprar licencias de los Software (Excel, Word, Power Point, de contabilidad u otros especiales). Relacione el tipo de licencia, registro o software que necesita para su proyecto, el valor unitario incluido el IVA y la cantidad requerida.


Computadores y otros equipos de oficina. Los avances de la tecnología, la necesidad de tener información y sistemas de comunicación actualizada para el manejo empresarial hace de los computadores casi una exigencia. Si el proyecto contempla la compra de computadores, impresoras, fax, entre otros, es necesario detallar las especificaciones técnicas, el valor unitario incluido el IVA y la cantidad que necesita para su proyecto empresarial.



Otras inversiones pre-operativas: En ocasiones es necesario realizar otras actividades o compras no contempladas en los cuadros anteriores, como son adecuaciones locativas, investigaciones de desarrollo de productos, estudios de mercado, entre otros.


2.3 Personal de planta o de base


Cada tipo de servicio requiere un modelo de trabajo y organizar las funciones de la empresa en forma adecuada para que el servicio sea viable.


Por sencillo que parezca, cada tipo de servicio requiere desarrollar unas funciones básicas de una empresa.


¿Cuáles con esas funciones básicas?


1. Mercadeo: las funciones de mercadeo, son las que dan sentido a la empresa, pues si no se vende no hay empresa. Aunque no se identifique claramente el tiempo dedicado a las labores de mercadeo, es indispensable establecer las acciones necesarias para garantizar la venta permanente de los servicios, entendiendo las necesidades de los clientes, su capacidad de compra, y su capacidad de recompra. Así también la función de mercadeo, será la encargada de identificar y transmitir nuevas ideas, para reinventar el producto constantemente, innovándolo y haciéndolo mejorar, para fidelizar sus clientes.


2. Prestación del servicio: es la función en si de ejecutar las acciones para la prestación del servicio, esta se refieren a la interacción entre el proveedor del servicio y el cliente, en los diversos tipos de servicios ya mencionados.


3. Administrativas y financieras: son las funciones requeridas para organizarse como empresa, mantener sus cuentas en orden, su facturación, sus pagos de impuestos, contabilidad, y en casos más específicos habrá funciones de secretaría, incluso dentro de estas funciones se pueden encontrar las funciones de mantenimiento de las instalaciones, aseo y cafetería.


La nómina corresponde al pago de los sueldos de las personas que van a trabajar en la empresa. Desde el gerente o propietario, que debe definir un sueldo para sí mismo, así como de las personas que colaboran en las diferentes funciones administrativas, operativas y de mercadeo.


A veces cuando se inicia la empresa, es difícil establecer las funciones de cada persona, sin embargo esto es vital para el buen funcionamiento de la empresa.


Se debe seleccionar las personas que realmente sepan hacer el oficio, de lo contrario puede generar muchas pérdidas a la empresa, una mala imagen y en ocasiones perder sus inversiones.


El tema de contratación de personal es muy importante, y en la medida de lo posible, debe buscar asesoría legal, un abogado laboralista o un profesional de recursos humanos que conozca bien del tema, con el fin de no incurrir en errores que generalmente se cometen por desconocimiento de la ley y que pueden resultar muy costosos para el desarrollo del proyecto.


2.4 Insumos y subcontratación


El empresario debe tener en cuenta que para prestar algunos servicios requieren insumos de corta duración que tiene que adquirir para prestar adecuadamente el servicio, así como contratar actividades específicas con terceros.


CRISTIAN BELTRAN BARRERO
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