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jueves, 12 de noviembre de 2009

Organización Y Gestión en el Plan de Negocios

Organización y gestión


En la primera parte de este módulo, determinarás:


• Qué objetivos crees que puede asumir la empresa.
• Cómo evaluar los resultados de estos objetivos.
• Cómo puede influir el entorno exterior en la evolución del proyecto.
• Cómo puedes influir en la evolución del proyecto.


Estas decisiones te serán de gran utilidad para determinar aspectos tan importantes en tu negocio como:


• Analizar tus necesidades de personal, es decir, si vas a ser capaz de realizar todo el trabajo tú solo o con el equipo con el que cuentas.
• Determinar tu sueldo y el de tus socios, en caso de que los tengas.
• Debes tener en cuenta que la planificación de la organización ha de estar en relación con otras áreas de la actividad empresarial, como el capital con el que cuenta la empresa, la situación del mercado y de la competencia, etc.


Organigrama


A la hora de dividir el trabajo en distintos cargos y fijar los niveles o grados dentro de una organización, podemos utilizar un organigrama.Un organigrama es una representación gráfica y esquemática de una empresa o de cualquier otra entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc. es decir, de una organización. Los diferentes niveles administrativos, departamentos o áreas conforman los elementos del organigrama, así como los niveles de mando o jerarquía de la organización.Este sistema de expresión es rápido de percibir e intuitivo.Existen distintos tipos de organigramas:


El vertical: En el que en los cuadros superiores se representan los puestos superiores jerárquicamente, es decir, los puestos de más responsabilidad y autoridad; y así sucesivamente.


El horizontal: Donde se representa lo mismo pero de forma rectangular. Los puestos superiores son los de la izquierda.


El circular: En el cual se representa lo mismo, pero los puestos de más autoridad y responsabilidad los encontramos en el centro y los de menos responsabilidad, en los extrarradios.


El escalar: Tiene forma de esquema. Se puede usar la sangría, números, letras...


Un organigrama sirve para representar gráficamente los distintos puesto de trabajo y fijar los niveles y grados dentro de una organización.


Procedimiento a seguir para determinar si necesitas la ayuda de alguna persona


1. Establecer el tiempo diario necesario (en horas si fuera posible) para producir el producto y/o servicio que comercializarás.
2. Fijar tiempos de entrega al cliente del producto y/o servicio.
3. Determinar el tiempo que vas a destinar a la tarea comercial (vender tu producto y/o servicio).
4. Establecer el tiempo que destinarás a la gestión administrativa de la empresa (facturación, pedidos, contabilidad, bancos, proveedores, visitas, etc.).


Una vez hayas realizado las tareas de los módulos anteriores, y teniendo en cuenta tus proyecciones de ventas, distribuir en el tiempo de una forma lógica y adecuada tu dedicación a cada área de la empresa (producción, comercialización, gestión, etc.).


Concretada la dedicación a cada área, evaluar si te es posible llevarla a cabo con el equipo con el que cuentas.


Procedimiento a seguir para organizar el trabajo


1. Aprovechando la información recogida en la pregunta 1 de este módulo, donde definiste tu equipo de trabajo, deberías:
2. Dar un nombre a cada grupo de tareas a las que has fijado un tiempo de ejecución concreto. Por ejemplo, la tarea comercial, la gestión administrativa, etc.
3. Determinar, si no lo has hecho ya, qué persona se encargará de controlar o realizar cada uno de los grupos de tareas que has nombrado.
4. Reunirte con cada una de las personas a las que encargarás un grupo de tareas para definir las necesidades de personal de su área de trabajo.
5. Esquematizar la estructura en un organigrama que te ayude a visualizar el “tamaño” de tu empresa y los canales de dependencia o independencia de tu equipo de trabajo.


Recuerda que cuanto más grande sea la estructura de la empresa, más cara y más difícil será controlarla.


CRISTIAN BELTRÁN BARRERO
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Plan de Mercadeo 9 Última Parte "Has Llegado al Final de este Módulo"

Aspectos a tener en cuenta a la hora de decidir qué tipo de medio publicitario vas a utilizar

Piensa primero qué presupuesto quieres gastar en publicidad, y, en función de esto, elige el medio o medios que te aseguren la mayor rentabilidad a tu inversión. Hay medios costosos, pero que pueden llegar a mucha gente, como la televisión, y otros medios más económicos, pero que tienen un menor impacto o que son más difíciles de controlar, como la distribución de volantes en la calle.

Elige un medio acorde con tu ámbito geográfico de actuación (local, regional, nacional o internacional). Es decir, no tendrá ningún sentido que pongas un anuncio en una televisión local de Antioquia si sólo tienes capacidad para distribuir en la zona de Cundinamarca.

Ten en cuenta a quién quieres hacer llegar tu mensaje. En medios como la televisión o la radio, puedes llegar a mucha gente, pero dificilmente podrás seleccionar el tipo de público, pero otros medios como las revistas especializadas permiten seleccionar más el público objetivo, aunque tienen menor alcance.

Sé consciente de tus posibilidades. En ocasiones, puede resultarte difícil conseguir los mejores espacios publicitarios.

¿En qué te puede ser útil asistir a ferias?

A una feria puedes asistir como expositor y/o como visitante. Si acudes como expositor, puedes:


Ganar cuota de mercado y reforzar una determinada imagen de marca.


Obtener un alto volumen de información en un corto plazo de tiempo: tendencias actuales y futuras del sector, grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a nuestros productos o servicios y los de la competencia, ideas claras acerca de la competencia: quién es y cuál es la posición de tu empresa con respecto a ella. También podrás conocer a los clientes de la competencia; intimar con otros profesionales del sector para comentar problemas y nuevas tendencias.

Establecer contactos comerciales: encontrarse con los clientes habituales y/o captar nuevos clientes.

Conseguir una oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores.

Generar oportunidades de exportación. Las ferias proporcionan el acceso al mercado internacional al mejor precio y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de internacionalización de las empresas.

Si acudes como visitante, puedes:

Obtener información sobre novedades. Las ferias permiten asistir en directo a demostraciones y presentaciones de nuevos productos y/o servicios.

Obtener un alto volumen de información en un corto plazo de tiempo: tendencias actuales y futuras del sector, conocer a la competencia y obtener ideas claras sobre ellos, observar a sus clientes, etc.

Si buscas proveedores, podrás visitar a proveedores actuales y potenciales y comparar entre ellos, comprobar directamente las características de los productos o servicios antes de la compra y comparar precios y condiciones entre toda la oferta especializada.


Técnicas de proyección de ventas Uno de los aspectos más complejos, pero al mismo tiempo el más importante para tu empresa es la elaboración de una proyección de ventas razonada y coherente.¿Porqué es tan importante esta proyección? Fundamentalmente por dos aspectos claves:

Porque de ésta se derivarán toda una serie de resultados preliminares que te servirán para dimensionar tu empresa y tomar decisiones al inicio.

Porque a partir de su control posterior, es decir de su grado de cumplimiento, podrás reaccionar y tomar las medidas de corrección adecuadas que te permitirán ajustar la realidad a lo previsto.

Has de tener en cuenta que cualquier empresa que no disponga de estas proyecciones, razonadas y coherentes, como objetivo de referencia y no controle su grado de cumplimiento, puede encontrarse con que, sin darse cuenta tenga una gran desviación en sus resultados. Estas desviaciones son, en la mayoría de los casos, insalvables.

¿Cómo realizar la proyección de ventas?

Determina la capacidad máxima de producciónPor las dimensiones de tu empresa seguramente tendrás una capacidad de producción/prestación del servicio limitada. Los elementos a tener en cuenta para calcular esta capacidad son diversos y variarán en función del tipo de actividad. Por ejemplo, estos elementos en el caso de un restaurante podrían ser el número de meses, la franja horaria de apertura, el personal disponible, etc.

Piensa que conociendo tu capacidad máxima de producción/prestación del servicio, estás estableciendo un límite máximo, que no podrá ser superado por las proyecciones que posteriormente hagas, a no ser que amplíes tu negocio o que, volviendo a nuestro ejemplo, pongas más mesas. Establece una proyección de ventas para cada mesEn esta parte te señalamos algunos métodos simples para pronosticar las ventas de tu empresa, usando información sencilla de obtener. Pero recuerda que si vendes más de un tipo de producto o prestas más de un servicio, debes preparar una proyección de ventas para cada grupo de producto y/o servicio.Algunas de las fuentes de información que puedes utilizar son:

Datos facilitados por los competidores.
Datos de negocios vecinos (para ver el nivel adquisitivo de la zona).
Datos facilitados por los proveedores.
Datos facilitados por asociaciones comerciales.
Datos obtenidos a través de publicaciones comerciales.
Estadísticas de consumo.

Algunos de los aspectos externos que pueden tener influencia:

Temporadas.
Vacaciones.
Eventos especiales.
Competencia directa o indirecta.
Cambios tecnológicos.
Cambios demográficos.
Cambios legales.
Modas y estilos.
Características del cliente (por ejemplo, el nivel adquisitivo).
Tamaño de la clientela potencial dentro del área de influencia.
Eventos políticos.
Clima.
Algunos factores propios de tu empresa:
Cambios en los productos y/o servicios.
Cambios en los esfuerzos promocionales.
Planes de motivación de los vendedores.
Cambio de precios.
Falta de inventario.
Falta de capital.
Cambios en la política de crédito.
Problemas laborales.
Impacto de salida al mercado por ser una empresa nueva.
Existencia o no de una cartera de clientes.

A parte de todo esto no olvides que es mejor hacer unas proyecciones no tan favorables. De nada sirve que hagas unas proyecciones excesivamente elevadas si es poco probable que se cumplan. No te engañes a ti mismo. Recuerda que tú eres el principal interesado en que la empresa funcione.


CRISTIAN BELTRAN BARRERO
BOGOTA COLOMBIA (571)
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