Hoy la
tecnología nos permite disponer de un gran abanico de posibilidades.
Los soportes electrónicos y audiovisuales, junto con los sistemas de
impresión masivos, son herramientas que permiten comunicar a un gran
número de personas. Actualmente se puede explicar un tema complejo
con atractivas diapositivas de PowerPoint. O también, toda la
empresa puede estar enterada de una novedad gracias al correo
electrónico, el heredero del antiguo memorando. Otros soportes del
cual se vale la empresa para comunicar son:
Canales
escritos
Intranet.
Es un sistema de comunicación interna a través de la red Internet.
Se trata de una página web a la que sólo tienen acceso los
colaboradores de la empresa. Tiene la ventaja de la actualización
diaria, la inmediatez y la posibilidad de recibir un feedback
inmediato. Sin embargo, para su óptimo aprovechamiento es necesario
dotarla de recursos humanos y tecnológicos que permitan una
actualización diaria. Las grandes corporaciones tienen un
departamento que sólo se dedica a recoger la información de toda la
empresa y difundirla en la página de Intranet. Una de las
desventajas de este canal es que sólo pueden acceder a ella las
personas que tienen computadora.
Boletín
informativo. Es una publicación de carácter mensual, bimestral o
trimestral que da a conocer las novedades de la empresa. Se publica
en formato digital (PDF) o impreso. Es importante que este medio
respete la periodicidad que se propone desde el principio, ya que de
otro modo los receptores pierden el interés o se olvidan de él.
Correo
electrónico. Actualmente, el canal de comunicación interno
“estrella”. Aunque sólo disponible para usuarios de ordenador,
sus ventajas radican en la inmediatez, en la posibilidad de compartir
archivos y en el uso de otras funciones, como el calendario, la
convocatoria a reuniones y la agenda. Por contrapartida, su uso
desmedido genera una despersonalización que no favorece las
relaciones humanas, porque muchas veces se envía un e-mail para
comunicar algo que sería mejor decirlo personalmente o, a lo sumo,
por teléfono. El correo electrónico tiene la desventaja de la
ambigüedad. El consejo es no abusar de él y usarlo cuando sea
estrictamente necesario.
Buzón
de sugerencias. Es una herramienta que favorece la comunicación
ascendente, esto es, aquella que comunican los estratos menores de la
empresa a los superiores. Su fin altruista es evidente, pero si no se
incentiva a su uso cotidiano puede caer en el olvido. Para ello, es
conveniente motivar a los empleados a participar a cambio de algún
sorteo o de una bonificación salarial a la mejor propuesta o a
aquella que haya sido implantada.
Encuestas
de actitudes. Sondeo en el que los mandos pueden conocer la opinión
que de ellos tienen sus subordinados. Debe ser anónima,
preferentemente con predominio de preguntas cerradas y que tenga una
periodicidad que se respete. Ignacio Gil en La nueva dirección de
personas en la empresa recomienda que su regularidad sea anual.
Organigrama.
Da a conocer la estructura de la empresa, desde los mandos superiores
a los inferiores. Existe el caso de empresas que son reacias a
publicar su organigrama, incluso de manera interna, debido a
cuestiones estratégicas. Para evitar suspicacias, lo mejor es que
esté disponible para todos los colaboradores, y que se renueve cada
vez que exista algún cambio de personal. Actualmente se está
imponiendo el uso de organigramas interactivos, disponibles en
formato digital, en el que es posible conocer el currículo de cada
empleado junto con su fotografía. Es una manera de facilitar la
tarea de los colaboradores y de favorecer la interrelación entre
ellos, máxime si se trata de una compañía grande.
Tablones
informativos. Son las clásicas pizarras que se utilizan para fijar
novedades, anuncios, búsquedas, noticias sociales, etc. Para
optimizar su uso, lo mejor es colocar un tablón en cada planta del
establecimiento y determinar un encargado que se dedique a pegar,
quitar y hacer cumplir los lapsos de publicación.
Manuales
de procedimiento o formativos. Creados para optimizar ciertas
actividades del trabajo diario, y con un uso eminentemente formativo,
los manuales de procedimientos proporcionan pautas para estandarizar
tareas y de esa manera, optimizarlo y hacerlo más productivo. Deben
estar acompañados de cursos de formación y de apoyo permanente con
especialistas en recursos humanos, caso contrario su incidencia en la
mejora del trabajo es mínima. Muchas empresas también tienen guías
de bienvenida para los nuevos empleados: con esto se facilita el
ingreso a la empresa –momento relativamente difícil para un nuevo
empleado-–, se mejora el conocimiento sobre ella y es un elemento
que el nuevo colaborador puede leer cuantas veces quiera para
despejar dudas.
Libro
de estilo. De todas las herramientas escritas, ésta es la más
compleja, ya que debe redactarse especialmente para la empresa, y en
la aprobación de su contenido han de intervenir varias personas,
generalmente de los mandos superiores. Se trata del manual de
procedimiento de las comunicaciones de la empresa. Regula aquellas
que se efectúan en el resto de canales, tanto escritos como orales y
audiovisuales. Su objetivo es establecer pautas precisas de
comunicación para establecer criterios comunes. Además, es una
herramienta que ayuda a la búsqueda de datos de la empresa en
general, porque también cumple la función de compendio de
información referente a ella. Un elemento en el que puede estar todo
lo que permita facilitar la comunicación, desde las ventajas
sociales del empleado, la misión y la definición de la empresa,
consejos de escritura, de ortografía, e incluso consejos para la
aplicación de la marca. Como un manual de procedimiento, la
publicación de un libro de estilo también debe estar acompañada de
cursos de formación y de un asesoramiento permanente, para un óptimo
aprovechamiento.
Canales
orales
Reuniones
departamentales. Aquellas que se organizan entre miembros de un mismo
departamento, para tratar temas de trabajo o para solucionar
inconvenientes de poca importancia sin que medien miembros de los
cargos superiores.
Reuniones entre departamentos. Las que se organizan entre miembros de dos o
más departamentos. Aunque también se montan con fines laborales, su
uso es frecuente para incentivar la interacción entre áreas, y para
conocerse y mejorar las relaciones, especialmente si se trata de dos
departamentos que trabajan en conjunto. Las reuniones informales
(organizadas en otro ámbito que no sea en la empresa) facilitan la
interrelación y provoca una reunión más amena.
Reuniones
de los responsables de departamento. Reuniones de “comunicación
descendente” en las que los cargos superiores comunican novedades
del departamento o la empresa, presenta nuevos proyectos, pide
feedback sobre el trabajo diario o la gestión de sí mismo.
Grupos
de proyecto. Actividades o reuniones destinadas a impulsar nuevas
iniciativas en la empresa, para optimizar recursos y resultados. En
estos grupos suele haber gente de diferentes departamentos, ya que se
requieren de distintas competencias para llevarlo a cabo. Por
ejemplo, en una empresa telefónica se quiere implantar un nuevo
servicio de Internet por ADSL. Para ello se requiere la participación
de técnicos en telefonía y electrónica, analistas de sistemas,
licenciados en gestión de empresa, abogados, publicistas, etc.
Grupos
de mejora. Son grupos especialmente creados para la búsqueda de
soluciones a los problemas que surgen diariamente, especialmente los
inconvenientes pequeños. Es una especie de comité que se preocupa
de resolver pequeñas cuestiones, desde la compra de lamparas para
las oficinas hasta la redacción de una propuesta para actualizar el
software de la empresa. Suele estar compuesto por colaboradores de
cargos medios e inferiores.
Canales
audiovisuales
Diapositivas.
Las tradicionales transparencias han dado paso a las prácticas
presentaciones de PowerPoint proyectadas a través de un cañón
hacia una pantalla. Por su versatilidad, son muy prácticas para
presentar nuevos proyectos o para mostrar resultados. Permite incluir
imágenes, sonidos e incluso vídeos.
Cintas
y vídeos. Herramientas de apoyo, generalmente con fines formativos,
muy útiles por su carácter didáctico. Se capta mejor la atención
de la persona y puede estar apoyado con material bibliográfico o
evaluaciones. También se utilizan en la presentación de proyectos y
resultados. Todas estas herramientas deben ser reguladas por el
departamento de Recursos Humanos y el de Comunicación en conjunto,
si existen ambos en la empresa.
