Los
especialistas recomiendan que un departamento se encargue de la
gestión interna de la información. Eso es, en muchos casos, tarea
del departamento de Recursos Humanos, aunque otras empresas prefieren
que este menester lo realice el departamento de Comunicación .
Mantener
a los empleados al tanto de lo que sucede en la organización es una
manera de reducir la incertidumbre, de dar más tranquilidad.
Gestionar la información en los momentos de crisis es tanto o más
importante, porque de esa manera se evitan rumores indeseables que,
como todo rumor, la repetición hacen que se tornen realidad. Y
muchas veces (por no decir casi todas) los rumores son falsos o
exagerados. Por todo esto, proporcionar la información adecuada,
decir lo justo e importante dejando de lado lo trivial, y comunicarlo
a las personas correspondientes (las que le van a dar uso) es la
forma correcta de gestionar la información interna.
Razones
para la gestión de la información
Cuanto más grande es una empresa, más barreras
existen y, por tanto, más coordinada debe estar su comunicación.
Comunicando se persigue el objetivo de que todo el personal apoye el
proyecto empresarial y sea aquello que una al conjunto de la
compañía: sus objetivos, su misión, sus medios, su personal y sus
mandos jerárquicos. Con una correcta gestión de la información se
consigue:
La
implicación de las personas. Permite un mayor conocimiento de la
empresa, así como las novedades que acontezcan. Se reduce la
incertidumbre, la angustia y el estrés. Además, se da a entender
que se valora al receptor, lo integra, reconoce su lugar dentro de la
organización y refuerza la cohesión grupal.
La
armonía de las acciones de la empresa. Facilita el cumplimiento de
los objetivos generales: una empresa que informa a todo su personal
aquello que acontece, y lo informa sin hacer diferenciaciones, ayuda
a que todos sus componentes vayan hacia la misma dirección.
Un
cambio en las actitudes. Tanto en momentos de crisis como de éxito,
la comunicación permite que se asimilen las modificaciones y
favorezca el cambio cultural. Por ejemplo, comunicar a todo el
personal una noticia positiva como la compra de una nueva empresa, o
incluso el descenso de las ventas, integra al receptor con los
resultados de la empresa y lo predispone para aceptar las nuevas
directrices.
Y
un aumento en la productividad. La comunicación interna, en este
caso relacionada más al aspecto formativo, también contribuye a
mejorar la calidad del trabajo del empleado: instrucciones,
procedimientos y normas favorecen la optimización de tiempos y
recursos. Además, sensibiliza al personal respecto a los objetivos
de rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, la instauración de
grupos de mejora incrementa la productividad del empleado y a su vez
aumenta la implicación e identificación con la empresa.
