viernes, 27 de febrero de 2015

¿Cómo puedo aceptar pagos con tarjetas de crédito en mi pequeño negocio?

Aceptar tarjetas de crédito.


Los negocios necesitan poder aceptar tarjetas de crédito como forma de pago por parte de sus clientes. De esta forma, el pequeño negocio hace más conveniente y fácil para sus clientes el hacer compras grandes ya que el pago es retrasado. Esto es especialmente cierto en línea donde el pago contado no es una opción y los consumidores no desean usar la información de su cuenta bancaria al hacer una compra. Los pequeños negocios deben solicitar la capacidad de aceptar pagos con tarjetas de crédito de sus clientes.


Establece la cuenta mercantil


Para aceptar tarjetas de crédito de sus clientes en una tienda en la calle, necesitarás establecer una cuenta mercantil a través de tu banco o institución financiera. Esta implica una proceso de solicitud y generalmente te aceptarán para trabajar con las tarjetas más comunes de Visa y Mastercard. Otras compañías de tarjeta de crédito, como Discover y American Express, podrían tener un proceso de solicitud aparte para poder aceptar estas tarjetas.


Obtén el equipo de procesamiento


Después de que la cuenta mercantil es aprobada, tendrás que comprar u obtener por leasing el equipo de procesamiento a través de tu institución financiera. En la mayoría de los casos, esto consiste en un lector de tarjetas unido a un módem. Al hacerlo, recibirás la verificación instantánea si la tarjeta es aprobada o rechazada en el punto de venta. Es la responsabilidad del vendedor en el momento de la venta verificar la validez de la tarjeta y del portador de la misma pidiendo identificación o comparando firmas en el recibo de cargo y en la parte posterior de la tarjeta. Ten en cuenta que una tarjeta de crédito que no haya sido firmada por detrás no es una tarjeta válida.


Procesadores en línea


Si su tienda es sólo en línea, puedes obtener una cuenta mercantil a través de las formas tradicionales o puedes procesadores de pago en línea, como PayPal. Accede a PayPal (ver en Recursos) y crea una cuenta. Necesitarás ingresar tu información de negocio, verificar una cuenta bancaria donde se transferirá el dinero e ingresar la información de tu propia tarjeta de crédito si deseas poder transferir más de US$500 por mes. Las tarifas de transacciones asociadas a una cuenta PayPal son generalmente similares, sino más bajos, que aquellos impuestos por los proveedores tradicionales. Muchos consumidores que compran en línea tienden a confiar en sitio que usan PayPal para procesar sus pagos y saben que la información financiera nunca la ve el dueño de la empresa. Esto da una capa más de seguridad en línea.


Entender tarifas


Muchas cuentas de procesamiento de tarjetas de crédito cargarán una tarifa de descuento por transacción. esto es un porcentaje del total de la cantidad de la compra que se cargará al vendedor por procesar una transacción con tarjeta de crédito. Además, muchos cargarán por transacción una tarifa de 20 a 50 centavos. Algunas cuentas mercantiles cargarán además una tarifa mensual, cuatrimestral o anual. Es rentable comprar y buscar el mejor procesador de tarjetas de crédito basándose en las necesidades de tu negocio. Recuerda que muchas veces, el procesador cargará por cada transacción hecha, incluyendo las devoluciones.


Conoce las reglas


Aunque el vendedor recibe una cuota por aceptar tarjetas de crédito, en la mayoría de los acuerdos con las compañías de tarjetas de crédito no se permite pasar el costo del uso de la tarjeta al cliente. Cuando acuerdas como propietario de un negocio aceptar tarjetas de crédito, aceptas las tarifas que están asociadas con el privilegio de hacerlo. No es aceptable cargar los costos al cliente o pedir una cantidad mínima de gasto para poder cargar la compra. Mantener estas prácticas podría resultar en la pérdida de tu cuenta mercantil.

Cómo aceptar tarjetas de crédito en tu empresa

Aceptar tarjetas de crédito en tu empresa puede hacer una enorme diferencia en lo relacionado con tus ventas porque amplía de manera significativa el mercado potencial al cual puedes llegar.


Y es que cada día crece el número de consumidores que utilizan las tarjetas de débito o crédito para sus compras por los beneficios que ello les representa. Así que hoy te comparto esta guía para que puedas aceptar tarjetas en tu negocio.


Las tarjetas de crédito, también llamadas dinero plástico o dinero electrónico tienen las siguientes ventajas para tu empresa:


  • Incermentan tus ventas ya que abren a tus clientes las posibilidades para nuevos y modernos medios de pago. Se estima que el recibir tarjetas de crédito puede aumentar tus ventas hasta en un 30%.
  • Además, también son atractivas para los clientes por la comodidad y seguridad que representan ya que ayudan a reducir el manejo de efectivo (ventaja también importante para tu negocio).
  • Mercadológicamente hablando, la tarjeta de crédito puede aumentar tu facturación porque psicológicamente facilita la compra por impulso. Transmite al consumidor un sentido de facilidad de compra y sobre todo de "compra inmediata". Y desde luego por ser un medio autorizado en segundos, impide que el cliente pueda cancelar la transacción una vez realizada.
  • El crédito es ofrecido directamente por un banco o empresa emisora de tarjetas con lo que no tienes que utilizar capital propio para que tu cliente reciba el beneficio. Esto desde luego también significa que no tienes ningún riesgo en la transacción porque no es tu dinero el que está en juego ya que el cliente es el responsable ante el emisor desde el momento en que le fue concedido el crédito a través de la posesión de una tarjeta.
  • Otra ventaja es que los sistemas de autorizaciones permiten aceptar tarjetas las 24 horas del día con total seguridad lo cual amplía tus posibilidades de operación.


En cuanto a los pasos que necesitas para habilitar un sistema de autorizaciones de tarjeta de crédito en tu empresa o negocio, debes saber lo siguiente: 


Generalmente estas empresas emisoras te proveen de toda la infraestructura necesaria para poder operar las transacciones como: POS (terminal de punto de venta), conexiones electrónicas, papelería, instructivos, líneas de acceso para soporte técnico y sistema de autorizaciones.


No tienes que hacer prácticamente ninguna inversión para poder comenzara ofrecer esta ventaja a tus clientes ya que los emisores te proveen de todo lo necesario, incluso entrenamiento.


En cuanto a los requisitos específicos para afiliarte a un banco o empresa emisora son los siguientes:

  • Debes contar con una empresa o negocio legalmente constituido.
  • Debes afiliarte a una institución bancaria o empresa emisora de tarjetas. Puedes para ello solicitar información a un ejecutivo de cuentas que te asesore.
  • Debes contar con una cuenta de cheques a donde se te acreditarán los fondos de las compras realizadas por tus clientes. Esto regularmente en períodos semanales o según lo establezcan las políticas de la institución emisora.
  • Llenar una solicitud de servicio y firmar el contrato correspondiente.
  • Disponer de una línea telefónica directa para la operación del sistema de autorizaciones a través de la terminal electrónica.
  • Deberás informarte correctamente sobre las políticas de uso de las terminales ya que en la mayoría de casos puede no tener costo sobre determinado número de transacciones mensuales o bien alguna comisión si tus transacciones no alcanzan el mínimo establecido.

Adicionalmente, si tu negocio es pequeño puedes solicitar que en lugar de una terminal electrónica te proporcionen un sistema manual o porteadora que te permite recibir las tarjetas y operar las autorizaciones vía telefónica. Esto es un poco más tardado para tu cliente pero te permite igualmente aceptar las tarjetas sin inconveniente y sin cobros adicionales.


Lo que Necesitas Saber sobre la Operación


Aceptar tarjetas de crédito una vez que cuentas con la infraestructura necesaria es relativamente sencillo y estos son los pasos:


  • El cliente te solicita comprar un producto o servicio en tu local con tarjeta de crédito o débito
  • Le solicitas su tarjeta la cual puedes aceptar siempre que esté en perfectas condiciones físicas: ni rota, ni maltratada, ni cortada ni alterada
  • Debes asegurarte que es del tipo de tarjeta que estás autorizado a aceptar: VISA, MASTER CARD, AMERICAN EXPRESS, etc.
  • Algunos emisores requieren que le solicites al cliente una identificación adicional que concuerde con el nombre que aparece en el plástico
  • Debes verificar que la tarjeta no esté vencida chequeando la fecha de vencimiento. Esto suele hacerlo el emisor en el proceso de autorización pero es conveniente que también lo verifiques
  • Si esto está en regla, procedes a pasarla por la terminal electrónica (POS)
  • El POS es una pequeña computadora que toma los datos del cliente registrados en la tarjeta, los envía vía telefónica al emisor y retorna con una AUTORIZACIÓN
  • Esta autorización representa que el crédito ha sido aprobado por el banco emisor con quién el cliente tiene un contrato. El manejo del crédito corre entonces por cuenta del banco.



La otra opción podría ser que la transacción fuera DENEGADA. Esto puede ocurrir porque el cliente alcanzó su límite máximo de crédito autorizado o por cualquier anomalía con su cuenta o sus datos con lo cual deberá ser remitido al banco emisor para resolverlo. En este caso, la compra es anulada y procedes a solicitar ya sea otra tarjeta o bien otro medio de pago.


Si la transacción es autorizada, la terminal te imprime un voucher que el cliente deberá firmar exactamente como aparece en su tarjeta.
Entregas una copia del mismo al cliente y conservas la otra. Esta copia del voucher es tu comprobante de reclamo de las transacciones operadas que el banco emisor deberá pagarte, previo descuento de su porcentaje de comisión.
Una vez autorizada y firmada la transacción, entonces puedes proceder con toda confianza a facturar y entregar al cliente el producto adquirido.


Posteriormente y de acuerdo a los procedimientos establecidos con el emisor de tarjetas, procedes a hacer una liquidación o reclamo de tus transacciones con el banco y recibir el monto correspondiente a tus ventas.
Finalmente, un par de consejos importantes para evitar transacciones fraudulentas con tarjetas de crédito que también son mucho más comunes de lo que te puedas imaginar pero que con las medidas y precauciones mínimas puedes evitarlas sin problema:


No aceptes plásticos de tarjetas que no estén físicamente en perfectas condiciones o que te inspiren alguna duda o desconfianza. Es mejor un cliente enojado que una pérdida por un engaño o fraude.


  • Siempre verifica que la firma coincida.
  • No acepte tarjetas de clientes sospechosos que no posean identificación o que denoten nerviosismo en la transacción
  • Evite confusiones y no acepte vouchers que no hayan sido impresos dentro de su local u oficina
  • Si nota alguna alteración en la banda magnética o de cualquier otra clase, deniegue la transacción argumentando "problemas con su línea telefónica" o con "el emisor suspendido" o cualquier otro argumento que evite poner en riesgo a su persona
  • Entrene adecuadamente a su personal para que conozca todos los detalles importantes sobre la aceptación y denegación de plásticos y transacciones fraudulentas.


Como un comentario final, debes considerar que desde luego, la implementación de esta clase de servicios conlleva un costo que se traduce en un porcentaje de comisión para el emisor de tarjetas que te brinda la infraestructura y que es quién corre con el principal riesgo financiero. Esta comisión suele redondear entre el 3% y el 8% y usualmente es la razón por la que algunos pequeños empresarios rehusan utilizar este servicio porque tienen la percepción de que su margen de utilidad se reduce al mínimo.


Sin embargo, lo conveniente es que consideres esta comisión dentro de tus costos de tal manera que la fórmual al final sea ganar un poco menos pero obtener ventaja en el volumen de venta promovido por la aceptación de medios electrónicos en tu negocio. Incluso puedes (opcionalmente) trasladar este costo al cliente bajo la premisa de la aceptación de sus tarjetas como medio de pago. Y en la mayoría de casos el cliente no tiene objeción porque gana el beneficio del crédito y las facilidades para pagar.