Una herramienta
para el mejoramiento de los procesos en una empresa es la Reingeniería de
Procesos lo cual significa, empezar de nuevo. No significa tratar de sobrevivir
con lo que ya existe ni hacer cambios incrementales que dejen intactas las
estructuras básicas. No se trata de remendar nada, de hacer componendas en el
sistema existente para que funcione mejor. Significa abandonar procedimientos
establecidos hace mucho tiempo y examinar otra vez desprevenidamente el trabajo
que se requiere para crear el producto o servicio de una compañía y entregarle
algo de valor al cliente.
Rediseñar una
compañía significa echar a un lado sistemas viejos y empezar e inventar una
manera mejor de hacer el trabajo. Una definición más formal de reingeniería de
procesos es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Los objetivos
generales que persigue una reingeniería de procesos son:
§ Mayores
beneficios económicos.
§ Mayor
satisfacción del cliente.
§ Mayor
satisfacción del personal: debido a una mejor definición de procesos.
§ Mayor
conocimiento y control de procesos.
§ Conseguir un
mejor flujo de información y materiales.
§ Disminución de
los tiempos de proceso del producto o servicio.
SIX SIGMA - EL
NUEVO PARADIGMA DE LAS ORGANIZACIONES
Popularizado por
Motorola, como filosofía, método de administración y herramienta para mejorar
el desempeño, aumentar la rentabilidad e incrementar la satisfacción del
cliente; muchas organizaciones alrededor del mundo están dirigiendo su atención
a Six Sigma.
Six Sigma nació
como riguroso método orientado a la información, para resolver problemas y
mejorar los procesos, que se concentra en lo que es más importante para los
clientes, dando como resultado un mejor desempeño y mayor rentabilidad. En la
década de 1980 para responder a la creciente cantidad de quejas de su fuerza de
ventas a causa de los reclamos de garantía por productos defectuosos y la
presión cada vez mayor que les imponía la competencia.
El objetivo
principal de Six Sigma es lograr un desempeño perfecto, cero defectos, donde lo
que se entiende por defecto es cualquier cosa que ocasione la insatisfacción
del cliente. En consecuencia, muchas maneras tradicionales de medir el éxito
simplemente no se aplican. Los clientes no juzgan el desempeño de una empresa
basándose en un promedio, sino en cada transacción individual.
La metodología
consiste en 5 fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, y su
abreviatura más común es DMAMC.
1.- Definir:
Identificar, evaluar y seleccionar proyectos, preparar la misión, seleccionar y
lanzar el equipo.
2.- Medir: Consiste
en la caracterización del proceso o procesos afectados, estudiando su
funcionamiento/capacidad actual para satisfacer los requerimientos clave de los
clientes de dicho proceso. En esta fase, se documentan los posibles modos de
fallo y sus efectos al tiempo que se elaboran las primeras teorías sobre las
causas de mal funcionamiento.
3.- Analizar: Se
realiza el plan de recogida de datos y a continuación se procede al análisis de
los mismos con el ánimo de establecer y determinar las pocas causas vitales del
fallo del proceso.
4.- Mejorar: Es
esta la fase en la que se determinan e implantan las soluciones para que el
proceso alcance los resultados esperados.
5.- Controlar:
Consiste en diseñar y documentar los mecanismos necesarios para asegurar que lo
conseguido se mantenga una vez que el equipo del proyecto Seis Sigma haya
implantado los cambios.
La creación de una
estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de
actividades, se realiza con el fin de simplificar las mismas y sus funciones
dentro del grupo social. Esencialmente, la organización nació de la necesidad
humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener
sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas,
sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede
ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de
organización.
Se dice que con
buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de
esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.
Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí,
trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir
y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un
principio general, válido tanto en la administración de empresas como en
cualquier institución. Así, una estructura de organización debe estar diseñada
de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar
determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta
forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación
de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de
decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. La mayoría de
las fusiones y adquisiciones son acontecimientos aislados que las empresas
llevan adelante con grandes esfuerzos. Son muy pocas las empresas que repiten
un proceso suficientes veces, como para desarrollar un modelo. Usualmente las
fusiones no se suelen considerar como un proceso, algo que puede ser reproducido,
sino como algo que hay que terminar lo antes posible para que cada cual vuelva
a su trabajo cotidiano. La tendencia a considerar las fusiones como un
acontecimiento único en la vida de una empresa, es reforzada por que a menudo
suelen ser experiencias penosas que producen ansiedad e incertidumbre.
Generalmente puede implicar pérdida de puestos de trabajo, reestructuración de
responsabilidades, truncamiento de carreras, pérdida de cuota de poder y otras
situaciones que producen tensión.
Dentro de los
modelos de fusión mencionamos el “Modelo del explorador” o “Rueda de la
fortuna”, divide todo el proceso en cuatro fases de acción que empiezan con el
trabajo que se realiza antes de cerrar el acuerdo y continúa hasta completar la
asimilación. Dentro de cada una de esas fases hay varias etapas. Por último,
cada fase de acción incluye varias prácticas recomendadas y pasos concretos que
ayudan a los directivos a avanzar en el proceso. Así mismo se definió el
liderazgo como la influencia que tiene una persona sobre un grupo de personas
por medio de la comunicación para el logro del objetivo de la organización. Un
buen líder debe saber enfrentar cualquier situación ya que la organización
siempre se verá amenazada por conflictos que pueden ser tantos internos como
externos es por ello la importancia de la teoría de la contingencia. La
gerencia de proyecto tradicional siempre les ha dado mucha importancia a los
procesos del manejo del tiempo, el costo y la procura de recursos y servicios,
básicamente así nació la gerencia de proyectos como tal y con el tiempo se ha
ido expandiendo hacia las otras áreas del conocimiento.
El Seis Sigma más
que un programa formal o una disciplina, es una filosofía de trabajo que puede
ser compartida beneficiosamente por clientes, empleados, accionistas y
proveedores. Esencialmente, es una metodología centrada en el cliente que
elimina el desperdicio, aumenta los niveles de calidad y mejora de forma
radical las ratios financieras de las organizaciones.
