Estandarización De Procesos

Estandarización De Procesos SENA - SBDC  CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL  Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento  Coordinación Nacional de Emprendimiento  2017 Objetivo  Brindar conceptos, procedimientos y herramientas útiles que les permitan a los empresarios atendidos en los SENA SBDC Centros de Desarrollo Empresarial, estandarizar los procesos para la producción de bienes o servicios en sus empresas. Temas A Desarrollar  Fundamentos de los procesos  Fundamentos de la Ingeniería de Procesos Estandarización de procesos  Factores para estandarizar procesos  Dificultades en la estandarización  Pasos para llevar a cabo la estandarización Beneficios de la estandarización Contenido  1. Fundamentos De Los Procesos  Definición De Proceso:  MATERIAS PRIMAS E INSUMOS  Proveedor  PROCESO PRODUCTIVO  Agrega valor en la producción o diseño del servicio  BIEN O SERVICIO  cumple con los requisitos especificados por el cliente Elementos Constitutivos De Los Procesos:  Es una serie de acciones (actividades y tareas) ordenadas y coordinadas que:  Al transformar los insumos y recursos disponibles,  Agregan paulatinamente valor,  Hasta obtener unos resultados (productos y servicios),  Con el fin de satisfacer las necesidades y deseos de los clientes Proceso De Producción De La Cerveza Proceso De Registro En Alojamiento  Fuente: https://www.google.com.co/search?q=proceso+de+hospedaje&source  Diseño Del Producto O Servicio Fase 1 – Diseño Funcional:  Se refiere a los atributos del producto o servicio, es decir al prototipo, que realmente cumpla con lo que el cliente espera.  Fase 2 – Diseño Industrial:  Una vez que el producto o servicio es validado por el cliente, se definen los materiales, las dimensiones, el proceso de producción y todos los requisitos técnicos. Se definen las características técnicas y físicas del producto  Fase 3 – Diseño De Manufactura:  Cuando el producto o servicio cumple con los requisitos del cliente y tiene claramente definidas sus especificaciones, se deben establecer las instrucciones definitivas para manufacturar o prestar el servicio con los recursos disponibles en la empresa  2. Fundamentos De Ingeniería De Procesos Producción De Taller (Intermitente) Producción Por Lotes (Intermitente):  Tipos De Sistemas De Producción Producción Masiva (Continua):  https://www.google.com.co/search?q=ejemplo+produccion+continua&source= Tipos De Sistemas De Producción Producción De Taller (Intermitente)  https://www.google.com.co/search?q=sistema+de+produccion+modular+ejemplos&tbm=isch&tbo=u&source=  2.1 Definición De Proceso:  Al definir el proceso, se hace referencia a la tecnología del mismo y abarca los siguientes puntos:  Descripción Del Proceso:  Se debe realizar especificando todas las operaciones desde la recepción de la materia prima, insumos o información hasta el empaque y almacenamiento, y considerando las variables de proceso. Fuente: Plan de negocio animals club  Especificaciones De Materias Prima E Insumos:  Documentar en fichas técnicas describiendo las principales características, propiedades y los requisitos necesarios de las materias primas e insumos.  Fichas Técnicas De Productos / Servicios Terminados Fuente: Plan de negocio Bio Frutos Rojos Especificaciones De Subproductos:  Los procesos productivos generan en la transformación de materias primas a productos terminados, subproductos que pueden ser desechados porque no pueden ser reutilizados o algunos que pueden usarse para generar insumos. Es necesario definir las características de estos subproductos con el fin de determinar su óptima disposición.  Formulación: Se refiere a las cantidades de los diferentes insumos y materias primas necesarias para fabricar un producto específico.  Especificaciones De Materiales De Empaque: Características específicas del material de empaque del producto terminado. 2.2 Diseño Del Proceso  Diagrama De Flujo De Procesos: Fuente: Estandarización de los procesos de producción de los productos elaborados para los puntos de venta de Yogen Früz  Objetivos De Elaborar El Diagrama De Flujo:  Facilitar el análisis y mejoramiento de los procesos • Proveer elementos que faciliten el control del trabajo  Ventajas:  Describe en forma sencilla el paso a paso de cada proceso y complementa la descripción literal, facilitando su consulta.  Verifica el desarrollo del proceso y representa objetivamente aquello que ocurre en la rutina normal del trabajo. Requerimientos:  Se deben establecer los requerimientos con respecto a las materias primas e insumos y mano de obra directa por unidad de producción del proceso.  Producto  Costo Materia Prima e insumos Costo Mano de Obra Directa Costos Indirecto de Fabricación Costo Unitario Total  Leche de soya natural x Litro  $ 359,80  $ 286,27  $ 146,52  $ 792,58  Especificaciones De Maquinaria Y Equipos:  Para completar el diseño del proceso se debe contar con las especificaciones de los equipos que hacen parte del proceso que se está describiendo.  Maquinaria y  Equipos  Especificaciones Técnicas  Capacidad  instalada Necesidades de  Mantenimiento Estibas  Estiba plástica  70 x 70 cm Rutinas de limpieza y  desinfección - Mantenimiento preventivo Marmitas  Marmita a gas esférica, construida en acero inoxidable 304, lámina calibre 14 y 16, válvula de seguridad y manómetro, con medias tapas embisagradas,agitador, patas en tubo de 2 pulgadas en acero inoxidable, con quemador a gas tipo soplete, aceite térmico y motor reductor trifásico. 40 gal.     Rutinas de limpieza y  desinfección - Mantenimiento preventivo de los sopletes. Molino industrial  Molino industrial # 32 con motor de 1.5 Hp marca SIEMENS  N.A.  Mantenimiento al motor Fuente: Plan de negocios SOYLAVIDA  3. Estandarización De Procesos  Se refiere a la capacidad de la empresa para garantizar que sus procesos se ejecuten de una manera uniforme por todos los involucrados, asegurando la calidad de los productos o servicios. Cada empresa tiene sus estándares de trabajo, aunque pueden variar los que se determinan por medio de métodos informales y los que se determinan por profesionales. Importancia De La Estandarización De Procesos:  Un proceso que preserva las mismas condiciones produce los mismos resultados.  Para obtener resultados consistentes es necesario estandarizar las condiciones de trabajo incluyendo: Materiales, maquinaria y equipo, métodos y procedimientos de trabajo, conocimiento y habilidades del personal.  Estandarizar  Condiciones  Materiales y equipos  Métodos  Procedimientos  Conocimientos y habilidades Ventajas De La Estandarización:  Las empresas de bienes y servicios que estandarizan sus procesos generan las siguientes ventajas:  • Facilitar la producción del producto o servicio  • Mejorar el flujo de información  • Encontrar soluciones estándar a fallas repetitivas  • Ahorrar tiempo, dinero y duplicación de esfuerzos. 4. Factores Para Estandarizar Procesos Para llevar a cabo una adecuada estandarización de los procesos de una empresa se deben tener en cuenta los siguientes factores:  4.1 Tamaño De La Empresa:  Las pequeñas y medianas empresas cambian su estructura y funciones con mucha facilidad, por lo tanto no debe pretender cargar con estándares muy sofisticados sus procesos, ya que para que el estándar funcione debe mantenerse actualizado.  Es preferible un estándar básico, gráfico y sencillo, pero siempre actualizado que uno ajeno a la realidad, completo y detallado.  4.2 Eficiencia Del Proceso:  Antes de crear un estándar debe discutirse con el personal que realiza la tarea, con el fin de evaluar la eficiencia del proceso.  Eficiencia:  Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.  ¿Cuál es el mejor método para alcanzar el objetivo de la tarea? Para evaluar la eficiencia de los procesos, existen diferentes métodos:  Cursograma Analítico:  Representación gráfica del orden de todas las operaciones, transportes, inspecciones, demoras y almacenajes que tienen lugar durante un proceso o procedimiento, que comprende la información considerada adecuada para el análisis, como por ejemplo: tiempo requerido y distancia recorrida.  Realizar la medición del trabajo y obtener el tiempo estándar de determinadas actividades, permite obtener información sobre el programa de producción y obtener información que permite controlar los costos de mano de obra.  Manual Del Ingeniero Industrial  El estudio de tiempos y movimientos es la técnica más importante para la medición del trabajo y se aplica con el fin de establecer tiempos estándar para realizar un trabajo.  Para implementar el cursograma analítico de un proceso se deben considerar el conjunto de símbolos para facilitar el estudio del proceso de fabricación  Simbología Utilizada En Los Cursogramas  Ejemplo Cursograma Analítico:  Al elaborarlo se pueden presentar tres variaciones, dependiendo de su enfoque :Operario/ Producto / Equipo.  4.3 Personal La estandarización del trabajo consiste en establecer un acuerdo acerca de la forma de hacer algo, la “mejor forma” que pueden imaginar quienes están involucrados, por lo tanto es indispensable la participación del personal responsable del proceso en la estandarización del mismo. Este personal debe entrenarse, capacitarse y adiestrarse con el fin que conozcan el trabajo y se pueda medir su desempeño. Se debe seleccionar un equipo de estandarización para que se encargue de supervisar la aplicación de los métodos, la recolección de la información y su análisis.  4.4 Objetivo Del Estándar Proporcionar instrucciones precisas para la ejecución de tareas.  Es conveniente utilizar el formato más sencillo que pueda cumplir con los requerimientos mínimos de información: Utilizar imágenes, dibujos o diagramas.  Si algo puede quedar claro en una hoja, con pocas letras y algunas imágenes, es mucho mejor que una explicación detallada en varias hojas.  Para definir el estándar se deben contemplar 2 elementos:  El objetivo de las actividades que se engloban dentro del estándar, indicado en forma breve, clara y específica.  Los indicadores de desempeño que cuantifiquen el cumplimiento o nivel de desempeño esperado. 4.5 Restricciones Deben ser claras, estar estipuladas y documentadas.  Hay que partir de la base: “lo que no está prohibido, está permitido”.  4.6 Herramientas Y Documentación  Herramientas Y Documentación:  Para estandarizar un proceso se pueden utilizar diferentes herramientas que permitan registrar información, como formatos, diagramas, listas de chequeo y fotos. Deben ser ajustados a las necesidades y tamaño de la empresa y contener el objetivo, las restricciones y las actividades básicas para llevar a cabo la actividad.  Algunas herramientas efectivas para realizar las actividades necesarias dentro del estándar, incluyen:  Hoja De Verificación:  Formato que sirve para consignar información de manera ágil: Las tarjetas de comprobación de entrada de los trabajadores, lista de las actividades que tiene que realizar una persona en su turno de trabajo, registros de limpieza y desinfección, registros de producción, entre otros. Procedimientos Operacionales Estandarizados – Poe  Para poder garantizar la uniformidad, reproducibilidad y consistencia de las características de los productos o procesos realizados en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante procedimientos operativos estandarizados (POE), a partir de los cuales se detallan funciones y responsabilidades.  Estos son aquéllos procedimientos escritos que describen y explican cómo realizar una tarea para lograr un fin específico, de la mejor manera posible. Los elementos básicos que deben contener los POE son:  Responsable (cargo): Define las responsabilidades de las áreas involucradas y los requisitos que debe cumplir.  Objetivo: Debe señalar con qué fin se realiza la rutina que se describe en el documento.  Registros: Corresponde a los datos que tienen que ser recolectados a lo largo del proceso.  Formatos y Herramientas: Son los documentos de cualquier tipo que son usados a lo largo del proceso.  Lineamientos: Debe señalar los pasos principales o puntos importantes que se deben cuidar al realizar la rutina.  Restricciones: Especifica lo que NO se debe hacer en la rutina. ✔ Procedimientos específicos:  QUÉ Y CÓMO SE HACE: Describe los pasos principales o puntos importantes que se deben cuidar al realizar la rutina.  QUIÉN: Señala el responsable de realizar la tarea.  CUANDO: Describe el momento en que se debe realizar la tarea. ✔ Acciones correctivas.  Para poder garantizar la uniformidad, reproducibilidad y consistencia de las características de los productos o procesos realizados en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante procedimientos operativos estandarizados (POE), a partir de los cuales se detallan funciones y responsabilidades.  Estos son aquéllos procedimientos escritos que describen y explican cómo realizar una tarea para lograr un fin específico, de la mejor manera posible. Para la industria alimenticia en Colombia y a nivel mundial existen los Procedimientos Operativos Estandarizados de Saneamiento. Ver Anexo 1. INVIMA – POES.  Instrucciones Técnicas:  Son instrucciones detalladas que provienen de proveedores, o de otras fuentes y que la empresa integra a su sistema de gestión a través de la identificación de los mismos como: Instrucciones Técnicas (ITs), que deben ser mencionadas en los POE.  Se debe identificar las herramientas y documentos útiles según el tipo de empresa.  5. Dificultades En La Estandarización 5.1 Estándar Deficiente:  En la elaboración del estándar deben participar todos los miembros del proceso.  Es inútil hacer estándares de escritorio que no reflejan la realidad y contratar gente externa para que desarrolle los manuales, sin tomar en cuenta al personal operativo.  5.2 Falta De Capacitación:  Cuando se desarrolla un estándar hay que capacitar a las personas que van a regirse por él. Esta capacitación tiene que ser realizada por las personas que ya dominan el proceso y se debe dejar un registro en el que se indique la fecha de la capacitación, la persona que la impartió y los resultados obtenidos.  Debe efectuarse una evaluación teórica y práctica.  Para darle a la capacitación un carácter formal, conviene otorgarles a los participantes una certificación, por uno o dos años, por cada tema que dominen.  5.3 Falta De Seguimiento:  Los líderes de la empresa deben demostrar interés en que se respeten los estándares Cotidianamente deben hacer verificaciones informales que se vean complementadas por las auditorías.  5.4 Negligencia:  Cuando los estándares están bien implantados, es poco frecuente que exista negligencia de parte de los colaboradores. Si la hubiera, puede manejarse:  Primera falta: Llamada de atención verbal e indagar las causas con la persona.  Segunda falta. Levantar un acta administrativa.  Tercera falta al estándar: Sanción de acuerdo con el reglamento.  6. Pasos Para Llevar A Cabo La Estandarización Involucrar al personal operativo.  Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el objetivo del proceso.  Documentar con fotos, diagramas y descripción breve.  Capacitar y adiestrar al personal.  Implementar formalmente el estándar – registrar la información prevista  Verificar los resultados: Los procesos deben ser revisados periódicamente, en un tiempo que será determinado por la empresa para verificar que los procedimientos y actividades se estén llevando a cabo correctamente  Si el resultado se apega al estándar, continuar la implementación, si no, analizar la brecha y tomar acción correctiva. 7. Beneficios De La Estandarización  Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia. ✔Proveen una forma de medir el desempeño.  Muestran la relación entre causas (acciones) y efecto (resultado). ✔Suministran una base para el mantenimiento y mejoramiento de la forma de hacer el trabajo.  Proporcionan una base para el entrenamiento.  Suministran una base para diagnóstico y auditoría.  Facilitan medios para prevenir la recurrencia de errores.  Minimizan la variación en el proceso y por ende en el producto o servicio. Testimonio De Un Empresario Exitoso “Cuando no tienes muy bien definido el proceso es decir, no tienes definido lo que debe hacer el personal operativo en cada actividad, no tienes claro quién y cuándo lo debe hacer todo se te hace sumamente difícil, desgastante y produce frustración”  “Pero cuando lo defines claramente y te sale bien, ahora es al revés, todo se hace muy fácil y te haces de un prestigio y entonces lo que tu estas diciendo la gente te lo cree y además lo estás respaldando”  “Entonces,…. ahora, hasta los bancos te prestan”  Taller  Realizar el taller con el objetivo que los empresarios analicen los contenidos del entrenamiento y desarrollen las herramientas eligiendo una línea de producto de sus empresas:  1. Descripción de una línea de proceso productivo actual, identificando sus principales actividades, recursos y resultados (productos o servicios).  2. Establecer los requisitos de materias primas e insumos y del producto terminado o servicio.  3. Análisis de los ejemplos, con el fin de apropiar los contenidos y manifestar inquietudes  4. Identificar cómo se mide actualmente la eficiencia de los procesos en la empresa. 5. Elaborar el cursograma analítico de la línea de producto elegida. 6. Determinar qué procesos de la empresa presentan fallas repetitivas, para definir si pueden ser estandarizados y cuáles serían las etapas para llevarlo a cabo.